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1. INTRODUCCIÓN

La Administración de Justicia española se encuentra en un profundo proceso de racionalización y modernización, en el que cobra especial protagonismo el Proyecto de Ley de Reforma de la Legislación Procesal para la implantación de la nueva Oficina Judicial, recientemente aprobado. Se contempla en el mismo, entre otros aspectos, la implantación de las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs), que afectará de forma radical a usuarios internos y externos del sistema judicial.

En este contexto surge la Red de Información Judicial (REDINJU) para la modernización de las Oficinas Judiciales en Murcia, que se desarrolla entre la Escuela de Práctica Jurídica y la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia, con la colaboración de la Obra Social Fundación LA CAIXA y el apoyo de la firma tecnológica FUJITSU. Su objetivo general es promover el intercambio de buenas prácticas y experiencias que contribuyan a la mejora del sistema de Justicia en la Región de Murcia, en el marco de las Tecnologías de Información y Comunicación.

Y uno de sus objetivos específicos es el de presentar una propuesta de actualización
de los Sistemas de Gestión Procesal (SGP), homologada al Plan de Transparencia Judicial, y que toma cuerpo en este documento. Con este fin, un grupo de funcionarios que voluntariamente se integró en la citada Red de Información Judicial e intercomunicados a través del foro en el portal www.redinju.es, ha trabajado para tratar de exponer la situación actual de los Sistemas de Gestión Procesal en el ámbito de la Región de Murcia (territorio Ministerio) así como la situación que sería deseable, presentado al mismo tiempo las propuestas respecto de los medios necesarios y actuaciones que se deberían acometer. Todo ello poniendo al servicio de la Administración de Justicia nuestra experiencia como aportación que contribuya a conseguir los objetivos que el propio Ministerio se fijó en su Plan de Transparencia Judicial, en el que se reconocía el derecho de los ciudadanos a la transparencia, información y atención adecuada, y se buscaba la correcta planificación en todos los ámbitos, con el establecimiento de criterios uniformes y de obligado cumplimiento, que terminen por garantizar una adecuada correspondencia entre el coste y el rendimiento del servicio público.

En la misma dirección apunta el reciente Convenio de colaboración entre el Consejo General del Poder Judicial, el Ministerio de Justicia, la Fiscalía General del Estado y las Comunidades Autónomas que se adhieran al mismo, para establecer un Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS). Se hace eco este convenio de la clara necesidad de coordinación entre las administraciones para dar un servicio eficaz, de calidad y con reducción de costes. Entendemos que estas actuaciones, del todo necesarias, que se despliegan de arriba abajo, deberán ir acompañadas de iniciativas, como la presente, que sobre el terreno ayuden a corregir los defectos de gestión que suponen el día a día de los trabajadores de la administración de Justicia.

Tampoco hemos de olvidar en este preámbulo la Instrucción 2/2003, de 26 de febrero, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, sobre Código de Conducta para usuarios de equipos y sistemas informáticos al servicio de la Administración de Justicia, en el que ya se desarrollaban muchos de los protocolos de actuación y se anticipaban las nuevas figuras (o antiguas con nuevas funciones) que debían dar respuesta a las necesidades planteadas por la incorporación de las Tecnologías de Información y Comunicación.

Durante el desarrollo del documento se volverá en reiteradas ocasiones sobre esta Instrucción, pues en ella se preveía ya la resolución de problemas que siguen estando pendientes, abordando aquí las posibles causas o, en su caso, reclamando la efectiva puesta en marcha.

No menos importante es la labor que la Red desempeña entre los propios usuarios judiciales como mecanismo de intercambio de información y de unificación de criterios, a la vez que promueve el manejo eficiente de los medios técnicos a nuestro alcance, como alternativa o complemento a los programas de formación.

Por último expresar nuestro agradecimiento a quienes han confiado en el colectivo de trabajadores al servicio de la Administración de Justicia como instrumento para mejorar su funcionamiento, impulsando este proyecto y haciéndolo posible.

Nuestro deseo de que la ilusión por mejorar se transmita a nuestros compañeros y de que las propuestas presentadas, a nuestro entender imprescindibles para este proceso de cambio en el que estamos inmersos, sean escuchadas por quienes tienen en sus manos la responsabilidad de gestionarlo.

En Águilas (Murcia), a dieciocho de noviembre de dos mil nueve.

 

2. USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN PROCESAL (MINERVA) POR LOS FUNCIONARIOS

En la actualidad el uso de los SGP está generalizado entre los funcionarios de la Administración de Justicia. Después de una etapa inicial en la que hubo que vencer determinadas reticencias respecto de los beneficios que la nueva forma de trabajo implicaba así como salvar el miedo al aprendizaje de las nuevas tecnologías que muchos consideraban infranqueable, se puede decir que ya que no quedan otras dudas que el grado de conocimiento de los SGP y si se hace un uso correcto y efi ciente de los mismos.

 

2.1. Actitud

Suele ser en general de miedo, pereza y rechazo, resultando necesario o muy conveniente cambiar esa actitud para que su uso no sea por mera imposición. También hay muchos casos de actitud muy positiva, siendo aquí el principal handicap la propuesta poco convincente por parte de los SGP que, a veces, no ofrecen el resultado esperado.

 

2.2. Conocimiento

Se considera que, por lo general, se conoce únicamente una pequeña parte de ellos -lo imprescindible para el trabajo-, salvo honrosas excepciones.

Existe unanimidad en que las causas de ese desconocimiento generalizado son la falta de formación específica de aspectos concretos, la inexistencia o desconocimiento de protocolos de actuación y de unificación de criterios, la ineficiencia de los SGP -si bien suelen estar infrautilizados-, así como la existencia de malos hábitos difíciles de desterrar.

 

2.3. ¿Cómo conseguir un uso eficiente?

Es necesario un proceso de mentalización de todos y cada uno de los usuarios de los SGP para concienciarnos de que se trata de un trabajo en equipo en el que debemos proceder de forma similar, con unificación de criterios y con responsabilidad.

También se considera prioritario que el usuario pueda transmitir al desarrollador informático las necesidades cotidianas y, si es posible, hacer sus propias propuestas, y que las mismas sean atendidas diligentemente. La nula comunicación conduce a que los problemas se solucionen como buenamente se pueden, al margen del sistema procesal o con el uso de elementos de éste para fines distintos de aquellos para los que estaba previsto. Todo ello provoca un mal uso de las nuevas tecnologías, adquisición de malas costumbres, desaprovechamiento de los recursos, deficiente gestión de la información y, en definitiva, un precario servicio público.

 

2.4. Otros SGP

Además de los sistemas de gestión procesal Minerva y Libra tenemos, en las comunidades con competencias en materia de Justicia, otros como Temis en Cataluña, Atlante en Canarias, Cicerone en la Comunidad Valenciana y Adriano en Andalucía.

Las personas que conocen otros SGP distintos de los del llamado territorio Ministerio consideran que Adriano es más flexible y permite sacarle más partido, y que Cicerone responde a muchas más necesidades que Minerva no contempla. En concreto se hace especial hincapié en la disponibilidad, facilidad y potencialidad de las herramientas para crear versiones de documentos y la automatización de tareas que ello lleva consigo, así como la posibilidad de renombrar los acontecimientos a partir del trámite seleccionado, con la consiguiente mejora de la legibilidad del expediente digital.

 

2.5. Administración del recurso humano frente al SGP

Existen dos intereses u objetivos que compiten por el recurso humano invertido en el uso de los SGP.

Por un lado tenemos el objetivo inmediato que impele al usuario a emplear el mínimo tiempo posible en la tramitación de escritos que tiene pendientes y en la atención al ciudadano que guarda turno frente a su mesa, en aras de una actuación eficiente. Y esta actuación eficiente requiere en muchos casos la inmediatez, pues mientras determinadas diligencias pueden tener una demora razonable sin merma en la calidad de servicio, otras, por su propia naturaleza –un juicio, una declaración, la adopción de una medida urgente e inaplazable…-, han de verificarse en el tiempo previsto y a ello se ha de plegar el funcionario, con la ayuda o al margen del SGP.

Por otro lado existe un interés global que afecta al Ministerio de Justicia como institución, al colectivo de trabajadores que lo integra y a la sociedad como receptora del servicio público prestado. Toda información que no se haya gestionado eficientemente en el SGP por el usuario individual, lo que requiere el máximo tiempo y atención posible, será un lastre para sus propios compañeros de cara a una gestión más eficiente de nuevos asuntos y redundará en un grave perjuicio para la sociedad, receptora del servicio público.

Dentro de esta dimensión global hay que destacar, además del dato concreto reutilizable por otros usuarios, el aspecto estadístico de valor inestimable y que permite “la obtención de información completa, homogénea, actualizada y fiable sobre la actividad y condiciones de funcionamiento de cada órgano judicial, para facilitar su control interno y externo…” “…de manera que se asegure el buen funcionamiento de las aplicaciones informáticas y la distribución de los recursos colectivos” (Instrucción 2/2003, de 26 de febrero, del Pleno del CGPJ sobre Código de Conducta para usuarios de equipos y sistemas informáticos al servicio de la Administración de Justicia).

Conciliar ambos intereses es responsabilidad de todos y para ello se requiere una correcta administración de los recursos humanos, medios materiales y técnicos, de forma que esos puntos críticos de atención inmediata estén debidamente asistidos, no suceda que la alarma social generada por un error puntual que salta a la luz pública termine por criminalizar al inocente, apremiado a priorizar entre objetivos contrapuestos y humanamente incapaz de responder a la exigencia que un sistema descompensado ha puesto sobre su cabeza. Además de lo injusto de tal situación, motivo suficiente para intentar evitarla, hay que prever también las consecuencias negativas que casos de este tipo pueden tener en cuanto a desmoralización y desmotivación del colectivo funcionarial a la hora de trabajar por una Administración de Justicia que debe perseguir no sólo la corrección en las formas (“se siguió el protocolo correcto y por tanto nadie podrá imputarme responsabilidad alguna”) sino que ha de ser también eficiente en el fondo, en un constante impulso de renovación para ofrecer un servicio de mayor calidad a la vez que más rápido.

También se requiere la concienciación plena, para todos aquellos casos distintos del anterior y que son la mayoría, de que la información gestionada en el SGP tiene una utilidad que va más allá del aquí y el ahora del expediente que pasa por mis manos, aunque el mismo vaya a ser archivado sin más trámite.

 

3. INTERFAZ DE USUARIO

3.1. Defi nición
La interfaz es el conjunto de comandos, menús, mensajes, y especial forma de ubicar y estructurar información y procesos, a través de los cuales usuario y programa se comunican e interactúan. Es una de las partes más importantes de cualquier sistema de gestión ya que determina la mayor o menor facilidad con la que el programa hará lo que el usuario quiere hacer. Un programa muy poderoso con una interfaz pobremente elaborada tiene poco valor para un usuario no experto.

La elaboración de una interfaz de usuario bien diseñada exige una gran dedicación.
Hoy en día las interfaces gráfi cas de usuario, (GUI por sus siglas en inglés Graphical User Interface) son prácticamente universales. Las interfaces que utilizan ventanas, íconos y menús se han convertido en estándar.

En el contexto del proceso de interacción persona-ordenador la interfaz gráfica de usuario permite, a través del uso del lenguaje visual, una interacción amigable con un sistema informático.

En la Administración de Justicia se ha vivido una evolución en cuanto a la tecnología usada, si bien con cierto retraso, similar a la acontecida en el resto de la sociedad, impulsada por los grandes y constantes avances en este ámbito. Ahora bien, los parámetros por los que evaluamos si se dispone de una buena interfaz de usuario no son únicamente, como en tantas otras cosas, el que para la elaboración de la misma se haya usado la tecnología más moderna, sino el que se haya hecho un uso eficiente de ésta.

En el caso del SGP Minerva nos encontramos con el siguiente panorama.

 

3.2. Situación actual

1) Aparecen demasiadas opciones a lo largo de menús y submenús. Cualquier usuario con experiencia anterior a la implantación de las nuevas tecnologías tiene la impresión desde el principio de que el número de procesos que se desarrollaban manualmente ha crecido exponencialmente a la hora de trabajar con el ordenador. Así, resulta paradójico que a primera vista parezca que desde la computadora se han de recorrer más pasos para alcanzar los mismos objetivos.

2) Falta de criterio claro en la distribución y ubicación de procesos en la estructura de menús y en el encadenamiento de pantallas de registro (por ejemplo, el registro de los intervinientes y sus datos asociados es un pequeño laberinto). Lo ideal es que se busque la simplificación máxima y que se atienda en el diseño a criterios claros e intuitivos que faciliten el aprendizaje y agilicen el uso.

Se puede plantear, respecto de lo indicado en este punto y en el anterior, la objeción de que la aplicación va dirigida a multitud de usuarios con diferentes funciones (Administradores del Sistema, Secretarios, Gestores…) y de diferentes jurisdicciones, y que por lo tanto un sistema integrado de información deberá abarcar todos los procesos asociados a cada uno de ellos. Si bien esto es cierto, una acertada ubicación y distribución de estos procesos dentro de la interfaz, una nomenclatura clara, la eliminación de aquellos que no sirven y la fusión de aquellos que son redundantes, facilitará enormemente el que cada perfil de usuario reconozca rápidamente su lugar de trabajo dentro de la aplicación.

3) Falta de claridad en los comandos. Por ejemplo, en la pantalla de registro de los datos generales de un expediente nos encontramos con un botón donde se lee un lacónico: “Añadir”. ¿Añadir qué, más datos generales, intervinientes, vínculos con otros expedientes…?

4) Ineficiencia en los procesos. Por ejemplo, escanear un documento para incorporarlo al expediente digital, cuyos únicos datos requeridos son el número de trámite (99985) y el nombre del documento (ej. “Informe pericial parte demandante”), requiere pasar por ¡siete pantallas! en las que básicamente sólo se puede continuar o cancelar el proceso.

5) Los formularios (pantallas de registro) no se comportan de la forma esperada (las teclas “TAB” y “May+TAB”, estándar para avanzar o retroceder por los campos dentro de una fi cha de datos, en numerosas ocasiones o no funcionan o no se mueven al campo esperado -por ejemplo, al registrar un domicilio-, o la tecla “barra espaciadora”, estándar para marcar una casilla de verificación, no funciona) o no lo hacen de la misma forma en toda la aplicación (por ejemplo, en un listado, en unos casos el hecho de que esté resaltado un elemento implica su selección y, en otros, es necesario marcar la casilla de verificación al margen).

3.3. Consecuencias
Todo esto, que puede parecer un problema menor, resulta de vital importancia a la hora de facilitar la incorporación a las nuevas tecnologías de usuarios no expertos y poco familiarizados con el entorno, con las graves consecuencias que ello implica:

a) Aumento del coste y la dificultad para la formación de los nuevos usuarios.

b) Ineficiencia y baja productividad a pesar de las grandes inversiones realizadas y del oneroso y necesario mantenimiento.

c) Fracaso en la implantación de las nuevas tecnologías por desafección de gran parte de los usuarios.

d) Reacción negativa ante futuros cambios ante el importante esfuerzo que ha supuesto para el usuario judicial su aprendizaje de los elementos básicos del SGP.

Así las cosas es demasiado elevado el coste en tiempo y descenso de productividad, con lo que ello implica en dependencias desbordadas de trabajo.

Por otro lado, en momentos en los que apremia el “objetivo inmediato” (punto 2.5), el usuario se verá obligado a soslayar el SGP o bien hará el uso mínimo y estrictamente necesario del mismo, con las nefastas consecuencias que ello tiene.

 

4. BASES DE DATOS – REGISTRO

4.1. Contenido

Existe consenso en que, en general, las bases de datos de intervinientes y profesionales contienen los datos necesarios (si bien puede sobrar alguno de poca utilidad y faltar otros como teléfonos, correos electrónicos…).

Respecto a los datos propios del expediente (tipo de procedimiento, cuantía…) el problema viene dado a la hora de gestionar tablas que, en aras a la uniformidad y con buen criterio, no han quedado abiertas para poder ser modificadas por el usuario final (tipos de procedimiento, subtipos…). Parece claro que esto debe ser así, pero no lo es menos que no existen las vías de actualización cuando por el usuario final se detectan carencias o errores y, cuando existen, la comunicación con los usuarios no es eficaz y el tiempo de respuesta excesivo.

En cuanto a los datos estadísticos para el control del estado del procedimiento sucede algo parecido. Además urge, como más adelante se indicará al abordar este apartado específico, una limpieza de las bases de datos para eliminar todo aquello que ha quedado obsoleto.

4.2. Altas, bajas, modificaciones
Es relativamente sencillo, aunque no en todos los casos, pero no ágil ni siempre intuitivo. Las razones, y sus consecuencias, ya se han abordado en parte al hablar del interfaz de usuario. Especialmente difícil es la gestión de intervinientes, pero a esto dedicaremos su propio apartado.

4.3. Consulta de la información en las bases de datos
En general, aunque no siempre, la información está accesible para consulta en algún lugar u otro de la aplicación, si bien no siempre con la agilidad deseada, con la claridad precisa y, sobre todo, en el lugar adecuado. Esta cuestión tiene especial relevancia para la tramitación y en las estadísticas, donde volverá a abordarse.

4.4. Uso del SGP de la información en las bases de datos
En este punto tenemos la queja generalizada de que en muchísimos documentos de tramitación se ignoran de forma sistemática los datos que ya están introducidos al sistema. Estamos quizás ante el asunto clave de todo el informe, explicación de la mayor parte de los problemas y, a su vez, punto de partida de la solución de casi todos ellos.

Sirva de ejemplo el comentario remitido por un compañero de la jurisdicción contenciosa al que adjunta un listado de documentos erróneos: “La sensación con la que me quedo es la de ¡qué pérdida de tiempo! y ¡qué tiempo tan mal aprovechado! al introducir una y otra vez las partes y profesionales en un documento y en otro, datos que ya has introducido en el sistema a la recepción de la demanda y al incoar el asunto”. O el de otro de la jurisdicción penal que, después de haber trabajado con Cicerone en la Comunidad Valencia, mucho más efi ciente en este aspecto, ha empezado a usar Minerva: “Me parece el colmo de la insensatez tener una base de datos cuya información no está disponible para la propia aplicación y para el usuario. Entonces ¿para qué queremos un programa de gestión procesal?

… Te encuentras con una herramienta tan primitiva y limitada que acabas trabajando en Word”.

Y a esto hay que añadir otro grave inconveniente como es el incremento de la posibilidad de error en la tramitación. Si la cuantía o el domicilio se han introducido correctamente desde el principio también aparecerán correctamente en todas las resoluciones si éstas hacen uso de esa información de la base de datos, pero si el usuario tiene que introducirlos repetidamente es evidente que el error tarde o temprano se producirá (con lo que ello conlleva de posibles recursos, citaciones negativas, retrasos del procedimiento…).

4.5. Introducción de los datos
Durante el proceso de implantación de LEXNET en la Región de Murcia, coincidente en el tiempo con la puesta en marcha de esta Red de Información Judicial, ha sido necesario realizar una limpieza de las bases de datos de profesionales, toda vez que solamente a aquéllos que estuvieran bien registrados se les podría notificar telemáticamente. En Murcia, una ciudad con unos 400.000 habitantes, ejercen unos 200 procuradores. Ello supone un ratio aproximado de un procurador cada dos mil habitantes. Pues bien, se nos informó en relación con la limpieza de bases de datos que en alguna localidad se habían registrado más procuradores que habitantes tenía la población. ¿En qué ha fallado la aplicación, qué protocolos y formación han faltado y hasta qué grado ha sido negligente la actuación de los funcionarios, para llegar a este resultado? Existe consenso en que la responsabilidad recae sobre cada uno de estos tres factores (SGP excesivamente laxo, carencia de protocolos y/o falta de formación y manejo deficiente por parte de los usuarios).

La Instrucción 1/2009, de 26 de marzo, del Pleno del CGPJ sobre normas para el registro de asuntos en los sistemas de gestión procesal marca pautas necesarias para la unificación de los distintos modos de tratamiento de la información usada en la tramitación de los asuntos. Es un primer paso de gran importancia con el que se delimitan los cauces por los que deberá fluir la información, dando así homogeneidad a las actuaciones procesales en todo el territorio nacional. Se suple así en parte la falta de protocolos o normas expresas, al menos en los aspectos de mayor calado, pero quedan aún muchos puntos por tratar y respecto de los que proponemos lo siguiente:

1º) En relación al control por parte del SGP y en cuanto a las bases de datos de profesionales la solución parece sencilla y se está tratando de implantar en Murcia a raíz de la experiencia mencionada con la puesta en marcha de LEXNET. Dado el escaso número de nuevos profesionales que se van incorporando basta con restringir las altas de los mismos a uno o varios usuarios con los permisos adecuados y la formación pertinente. Mucho más compleja es la cuestión de los intervinientes, lo que requiere un apartado específico.

2º) En cuanto a la falta de protocolos y formación y el manejo deficiente por parte de los usuarios, experiencias como la presente Red de Información Judicial pueden servir de vía de difusión de lo que ya existe y es desconocido por los usuarios así como para el desarrollo de nuevos mecanismos tendentes a subsanar dichas carencias, como los que se explican en apartados siguientes con carácter general.

3º) Una compañera de la jurisdicción penal realiza el siguiente comentario:
“El problema principal, sobre todo en penal, es que al dar de alta una gran cantidad de denuncias para archivo se omiten muchos datos de intervinientes, ya que en la mayoría de los casos no son necesarios, pero cuando en otro procedimiento se usa uno de esos intervinientes suele arrastrar la carencia de datos. En el caso de tener que introducir siempre todos los datos haría esta labor mucho más lenta (la del registro de asuntos para archivar)”. Volvemos a encontrarnos con la cuestión planteada en el apartado 2.5 respecto de intereses contrapuestos entre el fin inmediato y el global. Y nuevamente repetimos que entendemos que no se puede hacer recaer toda la responsabilidad sobre el usuario que pretende la mayor eficiencia en su objetivo inmediato. Tenemos pues que buscar la solución en dos direcciones.

a) Concienciar a los usuarios de que es fundamental para el sistema la correcta y completa introducción de datos. En este aspecto hay que destacar que cuanto más eficiente sea el uso que el SGP haga de los datos introducidos de cara a la tramitación, mayor será el cuidado del funcionario a la hora de introducir los datos en la medida en que redundará en un menor esfuerzo posterior para él mismo. También ayudará enormemente el que el procedimiento de introducción de los datos sea fácil, intuitivo y ágil.

b) Por otro lado, si el Registro ha devenido un nuevo elemento fundamental para la gestión eficiente de la Administración de Justicia, habrá que habilitar los medios materiales y el personal específico que libere de esa tarea a los funcionarios cuya labor inmediata (donde, por ejemplo, la atención al ciudadano es más continuada) consume por sí sola toda la capacidad de trabajo o en dependencias sobrecargadas de trabajo.

4.6. Base de datos de Intervinientes
1º) Singularidad del registro de intervinientes.
Resulta fundamental para poder entender la problemática que se plantea con este registro abordar las especiales características de la función desarrollada por la Administración de Justicia.

a) La banca no puede tener un usuario desconocido, ni un hospital atender a un enfermo desconocido, ni una empresa de construcción vender una casa a un cliente desconocido. Sin embargo, en la labor jurisdiccional de los Tribunales está tramitar un expediente contra un individuo del que se conoce su nombre y quizás poco más. Por tanto la base de datos de intervinientes debe contemplar esa contingencia evitando al mismo tiempo que esa posibilidad de “registro incompleto” se convierta en lo habitual.

b) Otra singularidad de este registro específica de la Administración de Justicia es la posibilidad de que un mismo interviniente aparezca en diferentes expedientes con distintos datos. Si yo, como usuario de una entidad bancaria, acudo a una oficina y pido, con la debida acreditación, la rectificación de cualquiera de mis datos, se llevará a cabo sin temor alguno y automáticamente dicha información quedará actualizada para cualquiera de los productos que yo tenga contratados con la misma. Sin embargo, imaginemos una demanda dirigida contra una persona física en la que se indica como segundo apellido de ésta el de “Gracia”. Al ir a registrarla con su NIF me encuentro con que esa persona ya aparece registrada con segundo apellido “García”. En este caso no me permite la aplicación, con buen criterio, cambiar lo ya registrado pues ello implicaría cambiar la información del resto de asuntos que puedan estar vinculados a ese interviniente, no quedándome otra alternativa que registrar uno nuevo en el que no se haga constar su NIF o se indique con formato diferente.

2º) Otros problemas en la situación actual.
Sin embargo, el problema actual va más allá de que como consecuencia de esa permisividad necesaria a la hora del registro incompleto de información los intervinientes no se registren bien. Y no se registran bien sólo porque se permita hacerlo sino, como ya se ha dicho, sino también porque falta concienciación respecto de la importancia de registrar correctamente, falta motivación por el uso ineficiente que el SGP hace posteriormente de esa información a la hora de tramitar, los mecanismos son poco ágiles y faltan protocolos y formación. Pero es que además, para el caso concreto que ahora nos ocupa de las bases de datos de intervinientes, el SGP adolece de un sistema de control sencillo y necesario y en modo alguno incompatible con la posibilidad de registrar personas de las que se desconocen sus datos. Es decir, aunque se pueda registrar un interviniente sin indicar su número de identificación habitual (NIF/CIF o NIE), en caso de tenerlo es incomprensible que deje hacerlo utilizando cualquier formato ya que esto lleva a duplicaciones en las altas. Es curioso incluso que distinga el SGP Minerva entre DNI y NIF, cuando en realidad es lo mismo pues la letra del NIF no es más que un mecanismo de control.

No ha lugar a introducir la letra de control si ésta no va a ser usada para cumplir su función, que no es otra que detectar un posible error al teclear los dígitos del DNI.

3º) ¿Qué se podría hacer para resolver estas cuestiones?
Nuestra propuesta, de gran calado y no fácil de implementar, pero que algún día habrá de abordarse, al menos en futuros proyectos y sin perjuicio de poder acometerse ya algunas de las recomendaciones, es la de duplicar la base de datos de intervinientes con las siguientes características:
Base única a nivel nacional e independiente de los expedientes
NIF / CIF / NIE obligatorio.
NIF / CIF / NIE en formato único (no puede haber duplicidad).
Letra NIF / NIE sirve para efectivamente detectar errores.
Usuarios judiciales pueden añadir entradas cuando al dar de alta un expediente el interviniente no está en esta base, pero sólo administradores del sistema pueden dar de baja o modificar interviniente en esta base, cuando desde cualquier tribunal se detecta un error y se comunica acreditándolo debidamente.

Base asociada a los expedientes
Al registrar un interviniente y en el momento inicial de introducir su identificador (NIF / CIF / NIE) la aplicación lo busca automáticamente en la base única e independiente y si lo encuentra copia los datos. Si no lo encuentra permite darlo de alta en la base única e independiente y copia los datos a nuestro expediente.

El usuario puede modificar los datos del interviniente pues sólo afectan al expediente.
NIF / CIF / NIE no obligatorio (pues puede que no se disponga del mismo) pero si se introduce debe seguir los criterios indicados para la base independiente.

Siguiendo estos criterios se eliminan los problemas prácticos para el usuario funcionario (todas las posibilidades están previstas) y en caso de tener que buscar información a nivel nacional respecto de una persona o entidad, conociendo su identificador, tendríamos con certeza la información de todos los asuntos en los que intervino y se registró correctamente. Sólo nos quedaría la duda respecto de aquellos asuntos en los que no se registró su identificador (con la esperanza de que sea sólo en aquellos casos en los que se desconocía la información y no porque por negligencia no se introdujese), pudiendo no obstante intentar la búsqueda, más incierta, por el nombre u otros datos.

4.7. Recomendaciones
En cualquier caso, y a falta de otras herramientas y protocolos, se efectúan las siguientes recomendaciones:

1ª) Antes de iniciar una nueva labor de registro de cualquier tipo consultar la forma de hacerlo tanto a compañeros que ya vienen desempeñando ese trabajo como a aquéllos que usarán la información introducida.

2ª) En especial se debe tener máximo cuidado en la forma de registro de los campos clave (DNI para personas físicas, CIF para empresas, número de colegiado para profesionales…). De la correcta y uniforme introducción de estos datos dependerá que se eviten las duplicidades y que se agilice la búsqueda de información.

3ª) En el caso anteriormente indicado se deberá consultar si existen protocolos en cuanto al tipo de dato de esos campos clave y formato en que deberán ser introducidos, siguiendo el criterio seguido por los órganos de gobierno.

4ª) En ausencia de tales protocolos o ante cualquier duda, recurrir al asesoramiento del personal informático para buscar la forma más eficiente y, su caso, asumir el método y elevar la propuesta para su generalización a los órganos de gobierno.

5ª) No ser perezoso a la hora de buscar la información necesaria en el expediente (por ejemplo, rara vez los DNIs no aparecen, si no en la demanda sí al menos en alguno de los documentos acompañados) y, en su caso, proponer protocolos para la redacción de escritos y demandas que se puedan transmitir a los profesionales y que faciliten la recopilación de esa información.

6ª) Asegurarse bien mediante una búsqueda eficiente (existen mecanismos para ello que deberían ser conocidos por todos) de que no existe ya un registro antes de proceder a un alta nueva.

7ª) Calibrar la importancia de la constancia de un dato en la base de datos no sólo por el fruto que yo pueda obtener del mismo sino por su repercusión global en el sistema.

8ª) Intentar transmitir a los compañeros la información de los protocolos y concienciarles de la importancia de un registro correcto.

 

5. TRAMITACIÓN

La tramitación de procedimientos es, dentro del Sistema de Gestión Procesal, la parte más utilizada por la mayoría de los funcionarios, habiendo tenido muchos de ellos una formación precaria basada esencialmente en la forma de acceder al sistema, la búsqueda de documentos y algún tipo de consulta.

Es la inquietud del tramitador, a quien en muchas ocasiones la sobrecarga de trabajo no se lo permite, la que hace que por propia iniciativa investigue y descubra otras de las características del SGP, procediendo a usarlas a veces sin saber cuál será el resultado.

Constituye éste el apartado que se debe cuidar con mayor esmero, ya que la mayor parte del tiempo que el usuario interactúa con la aplicación lo hace desde aquí, redactando todo tipo de documentos.

Existe consenso en que, en términos globales, el modo en que se ha organizado la tramitación desde el SGP Minerva es el adecuado. El principal motivo de queja lo constituyen los documentos (o trámites) que deben ser utilizados.

 

5.1. Problemática con la colección de trámites
La aplicación Minerva proporciona un listado de plantillas (trámites) con una doble función: por un lado facilitar la elaboración de documentos, tanto en su redacción como en la obtención de los datos específicos del expediente, y por otro servir de estructura marco que guíe la tramitación y permita su control estadístico mediante la actualización de fases y estados asociada a cada plantilla.

Si, como hemos dicho, la tramitación es el corazón del sistema, por monopolizar prácticamente el tiempo que el usuario interactúa con él y por constituir su producto principal (toda vez que la información estadística, importantísima, no dejar de ser un subproducto de ese proceso -además del de registro- y, el registro, aparte de su utilidad estadística, no deja de ser una preparación previa necesaria para la tramitación), tenemos que el listado de plantillas es su herramienta clave. Y aquí nos encontramos con los siguientes problemas:

1º) Como ya se indicó al analizar la cuestión de las bases de datos y el registro, el principal lamento es el uso tremendamente ineficiente que estos documentos hacen de la información contenida en las bases de datos (piden una y otra vez al usuario que introduzca intervinientes, domicilios, cuantías… que ya están registrados y por lo tanto accesibles desde la aplicación).

2º) Su deficiente elaboración, con una inexplicable configuración, errores ortográficos, reiteración de datos, omisión de otros y precaria distribución del texto.

3º) Como consecuencia de todo lo anterior, una herramienta que ofrece muchas posibilidades como es el encadenamiento de documentos en un mismo procedimiento y la gestión múltiple automática en diferentes procedimientos de un mismo trámite (como es el caso de los autos de sobreseimiento provisional por falta de autor en los Juzgados de Guardia), en la práctica no tiene ninguna utilidad.

4º) Como consecuencia igualmente de los puntos 1 y 2, el proceso de elaboración de un documento desde una plantilla es lento y tedioso, agravado por el hecho de que en la confección de la cabecera del documento se automatiza lo que no se debe (pregunta si se quiere asignar profesional a cualquier interviniente que no lo tiene, obligando a escapar de muchísimas pantallas antes de acceder a la resolución) y no automatiza lo que procede (no incluye por defecto todos los intervinientes con sus profesionales en la cabecera del documento sino que pide que se seleccionen, con lo que ello implica en asuntos con muchas personas registradas, mientras que la eliminación de los que no proceda, que rara vez se dará, es realmente sencilla en el documento ya elaborado).

5º) La mala organización y clasificación de los trámites y la dificultad para buscarlos, con una profusa colección donde la mayoría sobran o han quedado obsoletos sin que se proceda a su eliminación y, sin embargo, faltan muchos otros para cubrir las necesidades que se
plantean.

Hay que destacar la incomprensible ordenación de los códigos de los trámites, que no aparecen agrupados por materias, originando una dispersión incoherente que impide la fácil memorización de aquellos que versan sobre un mismo trámite.

También dificulta la búsqueda de documentos el hecho de que no se facilita al usuario, una vez introducido el expediente que se va a tramitar, la relación de trámites específicos de ese tipo de procedimiento.

6º) La dificultad para crear versiones pues mientras se realiza ocurre con frecuencia que se desconfigura sin saber porqué, además de no ser posible introducir los campos de datos del expediente (cuantías, intervinientes, domicilios…).

7º) La imposibilidad de tener varias versiones de un mismo documento compatibles entre sí y, a su vez, con el original.

8º) La difi cultad para conseguir por los cauces establecidos, pues para el usuario está vetado, la creación de nuevos modelos o la modificación y/o corrección de errores en los existentes.

 

5.2. Mecanismos para el mantenimiento de trámites: altas, modificaciones, versiones y limpieza de modelos obsoletos

Llegados a este punto disponemos ya de suficientes elementos de juicio para abordar la cuestión de si la actual configuración de la gestión de trámites (documentos) en el SGP MINERVA es la adecuada, demasiado flexible o, por el contrario, demasiado rígida y que por tanto limita en exceso las posibilidades del usuario.

Existen dos cuestiones de vital importancia para un proceso de tramitación eficiente a las que el usuario judicial no tiene acceso, a saber, el uso por los documentos de los datos registrados y, por otro lado, la creación de nuevos trámites cuando no existen y la corrección, modificación o eliminación de los ya existentes.

Analicemos los diferentes escenarios posibles:
1º) En la actualidad, sólo desde el CAU se puede aprobar y efectuar el alta o la modificación de un trámite. Lo único que puede realizar el órgano judicial concreto, a nivel local, es crear una única versión de cada documento o trámite, y una vez creada será ésta la que por defecto utilizará para ese trámite el SGP en ese órgano, en lugar de la versión original facilitada por el Ministerio. No obstante, como ya se ha indicado, el proceso es muy complicado para el usuario estándar y no se pueden insertar llamadas a los datos registrados en la base de datos, por lo que su utilidad está muy limitada.

2º) Existen voces que reclaman lo que originariamente el antiguo SGP Libra permitía y que era poder crear tantos documentos nuevos en cada órgano como se quisiera. Desde nuestro entender esto es rechazable por dos motivos fundamentales.

a) Primero, porque ello implicaría a la larga tener un juego de documentos diferentes en cada órgano judicial con el terrible lastre que ello significa a la hora del mantenimiento de la aplicación y la posible futura migración a nuevas versiones.

b) Y segundo, porque se habría perdido la posibilidad de utilizar la tramitación a través de la aplicación informática como medio de control del estado del procedimiento y de generación
de estadísticas.

3º) Por otro lado se podría pretender extender la rigidez más allá de donde ahora se encuentra y eliminar por completo la posibilidad de versionar cualquier documento. Entendemos que esta posibilidad también es rechazable e igualmente por dos razones.

a) Primero, porque la creación de la versión del documento en nada entorpece la gestión de control de estado del procedimiento y de generación de estadísticas, toda vez que el documento versionado lo único que cambia es su redacción interna pero conserva el nombre y los controles de estado que lleve asociados el original.

b) Y segundo, porque sería limitar en exceso e indebidamente el impulso procesal que ha de atender a circunstancias demasiado heterogéneas como para poder ser tabuladas y prefijadas para todos los órganos judiciales.

4º) Otra posibilidad es que, aunque no se puedan crear documentos nuevos ni modificar los existentes, sí se puedan crear tantas versiones de un documento como se quiera y que éstas sean compatibles entre sí y con el original, a la vez que se haga pública la relación de códigos que permiten, al versionar un documento, efectuar las llamadas para la incorporación automática de la información contenida en las bases de datos (cuantías, nombres de intervinientes, domicilios…).

En principio, siguiendo los mismos criterios indicados en los puntos anteriores, esto en nada perjudica a la gestión global y sí facilita y agiliza enormemente la labor, sobre todo en aquellos órganos judiciales con personal capacitado para manejar esa potentísima herramienta.

Nuestra única objeción es que tener un juzgado con un juego de modelos muy bueno y, al lado, otro con versiones mucho menos eficientes, es simplemente dilapidar el esfuerzo y la capacidad de las personas que han creado las mejores versiones. Hay que arbitrar los mecanismos que “premien” la audacia de esos trabajadores y, a la vez, rentabilizar su esfuerzo poniendo su resultado al servicio de todos.

5º) También nos encontramos con que, sea cual fuere el procedimiento elegido, la aplicación, con el paso del tiempo, va acumulando trámites que se han quedado obsoletos y que dificultan el trabajo por esconder lo importante en medio de la paja. Se hace pues imprescindible prever un mecanismo de limpieza que ha de ser constante.

Somos conscientes de la complejidad que esto entraña pero una forma relativamente segura de hacerlo sería establecer un registro de contadores del uso que se hace de los modelos, como forma de ir eliminando los que ya no se utilizan y, al mismo tiempo, como herramienta para facilitar la tramitación al usuario mostrándole en cada procedimiento la lista de documentos más frecuentes.

5.3. Propuestas para el mantenimiento de trámites
Es por tanto fundamental la existencia de un protocolo y la institución de los mecanismos necesarios para la coordinación de todos los estamentos implicados en el mantenimiento y constante mejora de la aplicación informática de gestión procesal. Y sin embargo, esto está perfectamente recogido (con esas mismas palabras: “Colaboración general en el mantenimiento y en la constante mejora de la aplicación informática de gestión procesal y de los documentos en ella integrados”) en el punto 6.8 de la Instrucción 2/2003, de 26 de febrero, del Pleno del CGPJ, sobre Código de Conducta para usuarios de equipos y sistemas informáticos al servicio de la Administración de Justicia. Relata con suficiente detalle el procedimiento que se debe seguir así como los órganos y figuras que deben intervenir (Secretarios Judiciales, Salas de Gobierno, Comisión Mixta, Comisión de elaboración de documentos o similar, monitor judicial…). Por tanto, en esta cuestión, no queda más que instar a que se de el impulso necesario a lo que ya ha sido previsto. Indiquemos, no obstante, algunos de los motivos por los que entendemos que el protocolo fijado haya podido fracasar.

1º) En el mismo se hace recaer determinadas responsabilidades en personas en función de su cargo (por ejemplo, Secretarios Judiciales) sin tener en cuenta si éstas, en general, poseen la formación técnica informática mínima necesaria (lo que nada tiene que ver con su cometido).

2º) Tampoco se ha considerado que la labor que se pretende desarrollar bajo la denominación de “colaboración general” es lo suficientemente compleja y minuciosa para que requiera no sólo una mínima formación técnica sino, además, el tiempo necesario para llevarla a cabo.

Parece, por tanto, fundamental, la potenciación de lo que la citada instrucción denomina “Comisión Mixta”, “Comisión de Elaboración de Documentos” y la llamada “figura del monitor judicial”, que parecen implicar la adecuada selección de sus integrantes así como la provisión de los medios necesarios.

Así pues entendemos que la estrategia adoptada por el SGP Minerva es la adecuada, salvo la posibilidad de versionar documentos y el acceso a los campos de las bases de datos, con muchas reservas y con los matices indicados, y lo único que falta es que los mecanismos que ya han sido previstos en la citada Instrucción 2/2003, del Pleno del CGPJ, funcionen con la agilidad necesaria.

Y esto es importante no sólo por el entorpecimiento que causa en el trabajo del funcionario, sino también por las consecuencias que eso tiene. En efecto, la inexistencia de trámites (modelos) para cuestiones concretas y la imposibilidad de los funcionarios de que les sean proporcionados, los lleva a crear versiones de documentos que en su jurisdicción carecen de uso y para fines distintos de los que fueron previstos. Ello conlleva falta de legibilidad del expediente digital y la pérdida del control estadístico a través de la tramitación.

5.4. Control de estado y fase a través de tramitación
Es necesario que al usar un trámite, de forma automática, se actualice el estado y la fase del procedimiento. Ahora bien, es importante que esto no se haga de forma transparente a fin de que el usuario pueda detectar posibles errores.

Una buena interfaz de usuario donde aparezca la información relevante en el lugar adecuado y con fácil acceso para su actualización, una colección de documentos ajustada a las necesidades y que actualicen correctamente el estado y la fase y, un sistema eficiente de comunicación para corrección de errores detectados, nos darían sin duda una información estadística exacta, completa y rápida.

5.5. Expediente digital y su legibilidad
Otro aspecto importante que debe ser analizado es la legibilidad del expediente digital, constituido básicamente por la relación de lo que el SGP Minerva denomina “acontecimientos anteriores”, y que en un futuro próximo contendrá la totalidad de lo que ahora es el tradicional expediente en papel (demanda, resoluciones, despachos, notificaciones, escritos y documentos presentados). Para ello hay que conseguir que el nombre de cada acontecimiento describa con la mayor exactitud posible el documento que tiene asociado y, de ser posible, incluso un resumen certero del contenido de dicho documento.

En este aspecto es un clamor entre los usuarios la necesidad de, si no dejar que se renombre completamente el trámite para ponerle el texto que se desea que aparezca en los acontecimientos anteriores, sí al menos que se pueda modificar una parte. Es decir, que el nombre del acontecimiento estuviese constituido por una parte fija consistente en la dada por el Ministerio al trámite usado (que debería reducirse al máximo) y de otra parte variable que introdujera el propio usuario y con la que se concretase los términos de la resolución. Así tendríamos, por poner un ejemplo, en vez de un lacónico “Exhorto Citación Juicio” la utilísima información de “Exhorto Citación Juicio / demandado Pepito Pérez - Alicante”. Esto en nada entorpece la gestión global del sistema porque lo que se pretendía evitar es que se cambiase en una versión el objeto de ese documento, y ya hemos visto que la rigidez del sistema y la falta de mecanismos ágiles de actualización ha hecho que esto suceda pero siempre con modelos que en ese órgano carecían de uso, y se ha aceptado resignadamente que no se pueda leer el procedimiento a través de los acontecimientos anteriores y que no se actualice automáticamente el estado. Así pues, la solución a este problema de uso incorrecto de modelos no es la limitación impuesta sino el establecimiento de los mecanismos indicados en el apartado 5.3, toda vez que ha significado una carencia grave sin con ello solventar la cuestión que pretendía.

Otra cuestión es el hecho de que determinados acontecimientos del historial van perdiendo interés a medida que avanza la tramitación. Por ejemplo, una vez celebrado el juicio pierde valor conocer cuándo se convocó y se libraron las citaciones, o una vez dictada sentencia saber cuándo se celebró el juicio y qué diligencias se practicaron. Al mismo tiempo, un listado de acontecimientos excesivamente largo dificulta la legibilidad del expediente. Por tanto, sería muy recomendable disponer de una herramienta que permitiese ocultar de ese primer plano (que no eliminar, pues siempre se deberían poder consultar) aquellos acontecimientos que con el paso del tiempo han perdido relevancia, de manera que los realmente importantes y que me están indicando el estado del procedimiento no queden perdidos entre los anteriores. O bien poder resaltar de alguna manera aquellos que van marcando el hito en el camino de la tramitación.

5.6. Recomendaciones
No obstante, y a falta de otras herramientas, proponemos las siguientes pautas de conducta:

1ª) Evitar el uso de trámites de texto libre y de versiones de trámites para uso diferente del que fueron previstos. En su lugar, aunque estrictamente para aquellos trámites que no estén contemplados, recomendamos el uso del trámite 99998 (documento con la cabecera del documento y resto en blanco) que permite darle el nombre que queramos y actualizar el estado y la fase del procedimiento, combinado con la potente herramienta de Word autotexto que permite memorizar documentos con formato e insertarlos donde precisemos con suma versatilidad.

2ª) Nombrar correctamente y con precisión los documentos que se incorporen al expediente (por ejemplo: “Of. Policia Murcia: ddo. marchó a Rumanía” en vez de “Oficio Policía” sin más).

3ª) Utilizar el trámite 99998 mencionado anteriormente (dejando el documento en blanco) para realizar anotaciones de control en el procedimiento del tipo “tienen autos las partes para calificar”, aunque estrictamente para aquellos casos para los que la aplicación no haya previsto una forma de registrar esa información.

 

6. ESTADÍSTICAS

6.1. Consideraciones generales
La importancia de la estadística judicial, por cuanto supone el control por parte de los órganos inspectores de la gestión y situación de un determinado Órgano Judicial, viene recogida ampliamente en el Plan de Transparencia Judicial.

La Ley Orgánica 6/1985 del Poder Judicial la define como un instrumento básico al servicio de las Administraciones Públicas y del Consejo General del Poder Judicial para la planificación, desarrollo y ejecución de las políticas públicas relativas a la Administración de Justicia.

Dentro de los Instrumentos del Plan de Transparencia Judicial, el punto 1.3 expresa la necesidad de que la información estadística de los asuntos sometidos a conocimiento de los Juzgados y Tribunales se obtenga como un subproducto natural de la herramienta de gestión procesal adoptada, haciendo que el proceso estadístico esté integrado en el de gestión y no suponga para el funcionario del órgano correspondiente una tarea o esfuerzo adicionales.

La realidad es que la aplicación informática de Minerva está muy lejos de facilitar todos los datos necesarios para hacer la Estadística Judicial. Los problemas con los que nos encontramos son de diversa índole.

1º) Formación
En general, tanto para los funcionarios pero muy especialmente para los Secretarios Judiciales, hay una falta absoluta de formación en esta materia. Lo cierto es que la aplicación es bastante compleja, ha ido actualizándose con el tiempo y puede que ofrezca más posibilidades de las que conocemos, pero la formación ha sido siempre muy escasa. Hay muchos Secretarios que desconocen hasta el funcionamiento más básico de la aplicación. La mayoría de los que manejan Minerva con cierta “destreza”, lo han conseguido siendo básicamente autodidactas, curioseando, preguntando, insistiendo en pedir una formación más específica. Realmente no ha existido una formación directa, completa y con actualizaciones periódicas.

Existe la convicción de que Minerva puede tener prácticamente toda la información que se necesita para hacer la Estadística si contamos con la formación adecuada para registrar, sacar e interpretar los datos que facilita.

2º) Concordancia entre datos exigidos por Estadística y los que ofrece Minerva

Como presupuesto de partida los datos que solicita la Estadística son los datos que debe reflejar Minerva. Esta afirmación, evidente por sí misma, choca con la realidad puesto que existe un desfase claro entre lo que registra y refleja Minerva y lo que se solicita en la estadística.

Cualquier actualización de la estadística tiene que tener como paso previo una actualización informática, y no a la inversa. Estadística y aplicación informática han de estar en constante contacto e intercambio, es fundamental que cualquier modificación estadística se haya previsto primero en la aplicación informática.

En Minerva, con la selección de los movimientos de asuntos por tipo de procedimiento, se obtiene el resultado global de lo que ha sucedido en el trimestre, pero el mismo no coincide con el boletín facilitado por el CGPJ, por lo que obtener los datos reales del sistema tiene que hacerse a través de distintas consultas por estados o recuentos manuales.

3º) Registro
Quizás por la falta de formación antes expresada y también por una falta de motivación clara puesto que no se ven los beneficios y es evidente que se genera más trabajo, en general se registra de una forma incompleta e incluso en ocasiones se registra de forma incorrecta.

La base principal de una estadística fiable es un registro correcto, es su pilar fundamental sin el cual la aplicación nunca podrá dar datos correctos.

4º) Actualización de fases
Otra de las bases para una Estadística informatizada es que se actualicen de forma automática las fases del procedimiento, y que estas fases coincidan con los datos que se exigen informáticamente. En la actualidad la actualización de fases genera bastantes problemas, hay fases que no existen, otras no funcionan y, en general, hay demasiados modelos que cambian el estado del procedimiento y lo reaperturan o archivan de forma automática y al mismo tiempo faltan algunos modelos básicos.

Puede afirmarse que si se consigue una actualización general es porque se hace de forma manual usando algún trámite especial, no es la aplicación la que lo hace de forma automática en la mayoría de los casos.

5º) Problemas de funcionamiento y actualizaciones
Minerva, como cualquier sistema informático que esté vivo, necesita una actualización y un control de su funcionamiento constante. Hay muchas funciones que no valen, que dan números erróneos, imposibles o incompatibles con datos que facilita también la propia aplicación.

La aplicación va creciendo con el tiempo pero no se “limpia” y actualiza periódicamente lo suficiente. Cada vez hay más tipos, más modelos, más funciones, pero muchos se han quedado completamente obsoletos o en desuso, incluso algunos son manifiestamente
contrarios a la ley.

No existe un cauce adecuado e institucionalizado para dar cuenta de las posibles incidencias y promover mejoras. Cada cual sale del problema como puede, normalmente con una trampa o chapuza, siendo conscientes de que se hace mal porque es la única solución. Es frecuente que muchos de los problemas se vayan solucionando con el tiempo pero que siga funcionando mal la aplicación en ese tema concreto porque ignoremos cuál ha sido la solución y consiguientemente sigamos haciéndolo de forma incorrecta.

6.2. Situación actual
Por lo que se refiere a la aplicación de Minerva Civil, sin perjuicio de que pueda ser desconocimiento de la aplicación, hay algunas discrepancias evidentes con la Estadística y datos que no pueden hallarse. A modo de ejemplo y sin pretender ser exhaustivos se hace una aproximación básica. Los procedimientos respecto de los cuales se piden datos no son tantos y, sin embargo, respecto de los datos que facilita Minerva nos encontramos con la siguiente situación:

a) Tipos de procedimiento
Minerva tiene un listado interminable de expedientes. Para dar una idea tenemos que la consulta estadística por tipo de procedimiento, sólo hasta los que empiezan por E, muestra ya 37 tipos diferentes.

Con mucha precaución y con todos los controles posibles la aplicación debiera limpiarse, o al menos ceñirse en una primera aproximación a los tipos que se solicitan en la estadística. Hay algunos procedimientos del mismo tipo que permiten distinto tipo de registro (por ejemplo la cuenta del procurador puede ser también jura, etc).

b) Tipos de materias
Para distinguir dentro de los declarativos cada especialidad hay que registrarlos correctamente por materias y ocurre lo mismo, hay un exceso de materias (van desde el 00 hasta el 900) que no se corresponde con los datos que exige la estadística, debiera existir un filtro inicial general que sí coincidiera al menos.

c) Apartados que no funcionan
Normalmente es porque no se registra bien, aunque en ocasiones exija tal labor de registro que no compense los datos que luego pueda facilitar. También es frecuente que simplemente no funcionen.

Hay otras funciones que podrían dar juego si se configurasen de otra manera. Por ejemplo, la consulta por trámite por fechas, no por el último trámite hecho en el expediente, permitiría poder sacar datos de subastas, tasaciones de costas, señalamientos, etc.

d) Exceso de modelos
La aplicación tiene demasiados modelos y no se hace una limpieza y actualización periódicas. Por ejemplo, para poner fin al ordinario existe todo un elenco de modelos y en cambio faltan algunos básicos.

e) Datos inexistentes o contradictorios en la aplicación
En ocasiones Minerva no contempla determinadas fases como por ejemplo la reapertura y la acumulación en las ejecuciones, incluso datos contradictorios dependiendo desde donde se miren, tampoco distingue las distintas formas de terminación del monitorio, etc.

f) Libros
El objetivo final es que los libros se lleven de forma informática pero plantean numerosos problemas, fundamentalmente porque no incluyen todos los datos necesarios y en ocasiones se producen saltos o intervalos sin cubrir.

6.3. Propuestas
1ª) Formación adecuada a través de funcionarios expertos que canalicen incidencias y den a conocer actualizaciones Ha de establecerse una formación lo más rigurosa posible, tanto para funcionarios como para Secretarios, y actualizarla periódicamente. El tiempo que se emplea en aprender el manejo de la aplicación es siempre tiempo ganado, aunque en ocasiones no lo parezca, es una inversión de futuro.

Los excelentes resultados que se están consiguiendo en la implantación de LexNet con la incorporación de funcionarios en la enseñanza de su manejo harían muy aconsejable trasvasarlo a la formación en Minerva. Los informáticos no tienen la visión ni la formación específica con la que cuentan los que trabajan día a día con la aplicación. Son los propios funcionarios los que están en la mejor posición para poder enseñar a los demás los entresijos de la aplicación y las posibilidades que ofrece. También a través de estos funcionarios “expertos en informática” se podrían encauzar y filtrar las incidencias y propuestas que se vayan generando, y deberían ser ellos los que dieran a conocer las mejoras y actualizaciones para asegurar su general conocimiento.

Sin perjuicio de que puntualmente hacen falta cursos generales, lo cierto es que se necesita más una formación continua, una especie de tutelaje, que podría ser similar al usado para LexNet.

2ª) Concordancia
La Comisión de Estadística tiene que estar en permanente contacto con las aplicaciones informáticas, cualquier modificación en la estadística debe tener como paso previo la comprobación de que el sistema informático va a poder proporcionar el nuevo dato. En este sentido sería imprescindible, si no cuentan ya con ello, que la Comisión de Estadística disponga del asesoramiento de los expertos en los sistemas informáticos para que valoren qué cambios pueden hacerse y propongan la forma de llevarlos a cabo. Por tanto deben existir acuerdos de colaboración generales entre los responsables de la Estadística y los de los sistemas informáticos, y esta colaboración ha de ser fluida y constante.

3ª) Registro
Los datos que se exijan en la estadística deben ser datos que la aplicación obligue a registrar. En este sentido, aunque convierta el registro en una labor más complicada, es fundamental que el registro sea exhaustivo y se actualice con los nuevos datos que vayan surgiendo.

Por tanto no es una labor exclusiva del Decanato, que nos consta ya ha iniciado la labor, sino compartida con cada Juzgado que debe mantener esos datos básicos siempre actualizados.

Este registro completo y actualizado es el que permitirá que la aplicación pueda trasvasar datos no sólo a efectos estadísticos sino también a otras aplicaciones informáticas como las de registro de Violencia Doméstica, Penados y Rebeldes, Medidas Cautelares, etc.

En definitiva hay que fijar claramente los datos de obligado registro (incluso es aconsejable que la aplicación los exija de forma obligatoria) y establecer los cauces adecuados para que se actualicen con los datos que vayan surgiendo en cada expediente.

En este aspecto se entiende que el Secretario Judicial debe asumir un papel fundamental de control y seguimiento del correcto y amplio uso de la aplicación informática, siguiendo así las instrucciones ya dictadas por Secretaría de Gobierno. Pero es evidente que para poder controlar hay que primero conocer, es imprescindible dar formación a los Secretarios e implicarlos en el uso de la aplicación.

4ª) Actualizaciones
Sin perjuicio de que somos conscientes de que una aplicación informática como Minerva es algo muy complejo, con infinitas conexiones y por tanto muy vulnerable ante cualquier modificación, es imprescindible establecer los mecanismos adecuados para que exista un servicio de “limpieza” y “puesta a punto”. Es inadmisible que se vayan generando más y más modelos, más y más funciones para suplir los modelos o funciones que no son correctos. Llega un momento en que la aplicación informática se desborda y se hace inmanejable. No podemos perder la perspectiva de que el sistema trabaja para facilitar nuestra labor, no somos los funcionarios los que trabajamos para el sistema, aunque en ocasiones nos lo pueda parecer.

En este sentido hay que establecer algún tipo de comisión que debiera estar integrada por esos funcionarios expertos a que antes se ha hecho referencia y por informáticos (no sólo de implantación sino también de desarrollo) que filtre y canalice las incidencias y peticiones y que participe del control de la actualización y de la limpieza del sistema.

Esos funcionarios expertos no deben perder nunca el contacto diario con el trabajo del juzgado porque al cabo del tiempo su experiencia dejaría de tener valor. Por este motivo debe articularse su intervención como formadores y como filtros a través de figuras como la comisión de servicio sin relevación de funciones, una prolongación de jornada u otra figura similar.

En todo caso la implantación de cualquier sistema o versión nueva debiera hacerse de una forma prudente, con un periodo de prueba previo en un solo juzgado de la jurisdicción correspondiente, contando con un apoyo técnico pleno y absoluto, y solamente cuando ofrezca garantías de un correcto servicio, cuando ya tenga un rodaje real y no plantee problemas, podrá implantarse en el resto de órganos.

Es una forma de asegurar el éxito de la implantación, y sin duda supondría un ahorro de tiempo y de personal.

 

7. ARCONTE

El sistema de documentación digital integrada ARCONTE es una herramienta que ha aportado, junto con el reforzamiento de las garantías del justiciable pretendido por el legislador, un mecanismo eficiente de gestión de las grabaciones para usuarios judiciales y profesionales.

Se ha optado por un Sistema que pretende integrar en documento digital tanto la grabación del juicio como la documentación de su acta.

Por lo que respecta al primero de los aspectos, la grabación es una operación bastante sencilla y segura, aunque también muy limitada. Es sin duda un acierto el que los propios profesionales se puedan hacer sus copias a través del dispensador.

Por lo que se refiere al acta digitalizada presenta mayores inconvenientes, el más elemental es que no sea compatible con el sistema de gestión procesal Minerva y que no permita la incorporación del acta al resto del expediente ya informatizado.

Sin embargo, sería fácilmente mejorable si se atendieran las siguientes cuestiones.

7.1. Situación actual

1º) Sistema de grabación
a) Cada vez hay que seleccionar que se trata de materia civil.
b) El listado de clase de procedimientos es excesivamente largo.
c) La mayoría de los profesionales introducidos no especifican la función (abogado, procurador) con lo cual hay que introducirla cada vez y para cada profesional.
d) Se parte de un listado de funciones excesivo (realmente sólo se van a autorizar copias al Abogado o al Procurador) con funciones tan inverosímiles como la de “perturbador” con la peculiaridad de que al seleccionarse la de “procurador” es frecuente que por error quede como “perturbador”.
e) Muchos profesionales están repetidos incluso en más de tres ocasiones con algún cambio (con o sin D.N.I., con alguno o todos los nombres de pila, con alguno o varios apellidos, con o sin función).

Esta duplicidad se debe a la deficiente implementación del registro que realiza la aplicación. En ese registro no podemos rectificar el nombre y, sin embargo, sí cambiar el DNI (su identificador) e introducirlo en el formato que se quiera. Esto no tiene sentido ya que sólo se entregará una copia de una vista de juicio a una persona o profesional que se acredite adecuadamente y por tanto el dato del DNI siempre estará disponible. Por ello resulta difícil entender que no se restrinja la introducción del DNI a un formato único y usando la letra del NIF con su efectiva función de dígito de control. De esta forma no se podría duplicar un profesional en la base de datos (como en la actualidad sucede). Sus consecuencias, aparte de las molestias y confusiones para el funcionario a la hora de registrar una vista, son graves para el profesional porque cuando tiene que buscar su grabación en la máquina expendedora puede que la vista no aparezca en la lista porque en ese Juzgado concreto se le haya registrado de forma diferente. Se merma así la eficiencia del sistema pues el profesional pedirá la obtención de la copia mediante identificador, debiendo además recurrir al funcionario que lleva el asunto para un trámite que debería ser automático.
f) Cuando el documento se queda abierto (por ejemplo se celebra la audiencia previa y queda abierto para el juicio) la copia no se expide y a veces el juicio va a demorarse más de 6 meses con el riesgo de que pueda perderse. No está muy claro que los profesionales puedan sacarse copia si el juicio está abierto porque son muy frecuentes
las incidencias para acceder a la audiencia previa cuando ya el juicio es inminente para su preparación.
g) Cuando el documento se cierra (por ejemplo juicio que se celebra en rebeldía porque el demandado no comparece y luego llega tarde) ya no puede volverse a abrir ni el procedimiento ni, por supuesto, el acta.

2º) Documentación anexa
a) No pueden prepararse actas con antelación, sólo introducir los datos del expediente.
b) El tratamiento de texto es realmente limitado, no permite autotexto, ni preparar campos, ni corrector ortográfico, no justifica el texto por ambos márgenes, en general es como si no tuviera barra de herramientas.
c) No es compatible con Minerva pero además ni siquiera se puede cortar y pegar para incorporarlo.
d) Los profesionales siguen pidiendo copia en papel del acta con lo cual se pierde la utilidad de que se les quede grabada con el juicio.
e) Cuando el juicio se suspende inicialmente hay que hacer una grabación aunque sea ficticia para poder elaborar el acta en Arconte y se generará una copia digital que contendrá sólo el acta de suspensión.
f) Se puede cooperar desde la oficina registrando los datos de la vista desde Arconte Gestión, de manera que el Secretario Judicial ya disponga de ellos en la Sala en el momento de la celebración. Pues bien, esta herramienta carece de flexibilidad en el sentido de que no permite eliminar una vista programada que se registró erróneamente (lo cual no pone en peligro la seguridad del sistema siempre y cuando se estipule como único requisito el que dicha vista no tenga registrado aún ningún vídeo o documento), y tampoco permite, una vez registrada, añadir ni eliminar profesionales, con lo que cualquier modificación deberá efectuarla el Secretario Judicial una vez en la Sala.

7.2. Propuestas
1ª) Respecto al sistema de grabación
a) Los dispensadores de copias deben colocarse en un lugar que cuente con algún tipo de protección, tanto en el Palacio de Justicia como en la sede de Espinardo, es frecuente ver que son objeto de manipulación y curioseo por el público general.
b) Los profesionales a través de sus Colegios y con los protocolos oportunos deben estar enterados de cómo se hacen las copias, plazo para efectuarlas (es de un mes y muchos lo ignoran), y las novedades que se vayan introduciendo.
c) Hay que hacer una evidente limpieza de profesionales evitando reiteraciones y especificando funciones. Es una necesidad urgente e imperiosa porque es desesperante tener que buscar cada vez e introducir la función.
d) Deberían limitarse las funciones a las más comunes abogado, procurador, juez, secretario, juzgado, fiscal, graduado social… (pocas más serían necesarias). Se entiende que no es necesario introducir peritos, testigos y demás, puesto que no se les va a facilitar copia de la grabación.
e) Que se puedan hacer actas sólo en papel sin necesidad de hacer una grabación de imagen cuando se trata de una suspensión o de un acuerdo.
f) Que salga seleccionado directamente civil (o la jurisdicción que corresponda).
g) Que exista una selección inicial y breve de los procedimientos más comunes.
h) Desde la oficina judicial (Arconte Gestión) se puede gestionar la entrega de copias a profesionales que no pudieron obtenerlas automáticamente (bien porque no se les registró debidamente, bien porque perdieron la copia o ésta resultó defectuosa) y que la aplicación denomina copias por identificador. Y también se puede realizar desde aquí la entrega de claves a profesionales para poder acceder a la expedición automática de las copias. Pues bien, estas tareas más comunes deberían aparecer en la aplicación aglutinadas en un mismo lugar y con la presentación más sencilla posible, facilitando así su manejo por el usuario estándar, en vez de estar mezcladas en un laberinto de menús con funciones más específicas y de uso nulo o esporádico.

Aparece aquí nuevamente la necesidad de la figura del Monitor Judicial (Instrucción 2/2003 del Pleno del CGPJ) pues hay funciones que no tienen responsable específico (¿A qué funcionario de qué órgano judicial debe recurrir un profesional para solicitar su clave? Al final termina acudiendo al funcionario que se ha enterado que conoce el mecanismo y que no se niega a hacerlo, aunque nadie le ha atribuido esa tarea -monitor judicial en la sombra-).

2ª) Respecto de la documentación del juicio
a) Sería muy aconsejable poder preparar el acta, incluso poder tener varias actas de juicios distintos preparadas al mismo tiempo (es frecuente adelantar algún juicio porque se va a suspender o porque han llegado a un acuerdo). Existe constancia de que algunos compañeros demandan dicha posibilidad e incluso que sea posible que la prepare cada funcionario que tramita el expediente.
b) Es necesaria una formación personalizada a cada Secretario para que sepan adaptar los modelos facilitados a sus propios modelos.
Casi nadie sabe hacerlo y con cada acta tienen que borrar los datos erróneos y meter los propios.
c) Es imprescindible un editor de texto con una barra de herramientas en condiciones o al menos con las más básicas.
d) No puede perderse de vista que el objetivo final debe ser que se integren Minerva y Arconte, pero mientras tanto a lo mejor puede buscarse una solución transitoria para que Minerva no deje de tener la información del resultado del juicio. De hecho actualmente son más completas y adecuadas las actas que propone Minerva, además son más fáciles puesto que extraen de la aplicación los datos de las partes y es posible abrir varias actas de juicios distintos a la vez.

 

8. PROPUESTAS DE ACTUACIÓN DE CARÁCTER GLOBAL

8.1. Consideraciones generales
Solemos pensar en cualquier ámbito de la vida, cuando no somos nosotros los encargados de organizar y decidir, que la solución a los problemas es francamente sencilla, casi obvia, y que si nosotros tuviésemos la responsabilidad de gobierno todo marcharía sobre ruedas. Esta actitud, un tanto demagógica o, cuando menos, ingenua, desaparece rápidamente en el momento que pasamos al otra lado de la escena y tenemos que asumir la tan anhelada capacidad de decisión (¿o no tan anhelada? -siempre es más fácil protestar que construir-). Queremos decir con esto que el proponer actuaciones de carácter global para mejorar la eficacia de la Administración de Justicia no es cuestión sencilla. ¿Cómo se atiende a mil opiniones distintas? ¿Cómo canalizar las sugerencias? ¿Cómo arbitrar mecanismos para atender tantas particularidades sin un coste infinito y, a la vez, sin una homogeneización artificial? ¿Cómo gestionar eficientemente los medios siempre limitados?
Se trata, pues, de aportar a esa solución de conjunto la visión que nosotros tenemos desde la posición en la que nos encontramos, abriendo un debate enriquecedor pero que no debería eternizarse. Es necesario que se emprendan actuaciones concretas y, de la experiencia de las mismas, ir corrigiendo y mejorando.

8.2. Comisiones Permanentes – Monitor Judicial
Dentro de una aplicación informática siempre existen multitud de detalles que no se cierran en la compilación sino que quedan abiertos al usuario. Sin embargo, ocurre con estas cuestiones que en unos casos son lo suficientemente complejas como para que el usuario estándar pueda manejarlas y, en otros, su modificación debe estar sujeta a criterios técnicos que desaconsejan que sea el usuario estándar el encargado de hacerlo (en nuestro caso podríamos hablar de la gestión de trámites, control de pautas de comportamiento y establecimiento de protocolos a nivel local para la introducción de datos en el SGP, modificaciones en las bases de datos para ajustes específicos en la elaboración de las estadísticas…).

Se requiere pues la implementación de las figuras previstas en la Instrucción 2/2003, de 26 de febrero, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, sobre Código de Conducta para usuarios de equipos y sistemas informáticos al servicio de la Administración de Justicia (comisiones mixtas, comisiones de elaboración de documentos o similar, monitores judiciales…).

Con las mismas se cubriría el vacío que existe actualmente en la comunicación entre los órganos técnicos informáticos y procesales (que desde Madrid marcan las directrices y disponen los medios que se usarán tanto de hardware como de software) y los usuarios finales en las oficinas judiciales.

Estas comisiones de carácter permanente y estos monitores judiciales aportarían las siguientes mejoras al sistema:
1ª) Dar respuesta a estas necesidades específicas de los usuarios finales con la inmediatez y cercanía necesarias.
2ª) Actuar como interlocutor entre el CAU (donde falta conocimiento del lenguaje procesal) y los usuarios (poco habituados al lenguaje informático), facilitando la comunicación y evitando así errores como el del funcionario que tuvo problemas con la baja de un asunto (pare que apareciese como terminado) y que al solicitar ayuda del CAU se entendió como baja en el sistema, con su eliminación completa.
3ª) Descongestionar el CAU, toda vez que actuaría de filtro en las solicitudes.
A nivel local solucionarían todas aquellas cuestiones que fueran de su competencia y, en caso de tener que ser transmitidas al CAU, éste dispondría de un interlocutor debidamente formado e informado, con el consiguiente ahorro de tiempo y mejora en la eficiencia.
4ª) Coordinar las actuaciones necesarias en el ámbito local con las empresas que dan soporte técnico y de formación.
5ª) Y actuar como herramienta de consultoría y análisis para la recopilación de información sobre mejoras y corrección de errores de cara al desarrollo de proyectos de nuevas aplicaciones o versiones de otras ya existentes.

La labor que deben desarrollar estas comisiones y monitores judiciales es lo suficientemente técnica y compleja para que requiera conocimientos específicos y disponibilidad de tiempo. Por lo tanto es necesaria la fijación de un marco específico (no apelar a la colaboración sin más o exigir un control a determinadas figuras, como por ejemplo a los Secretarios Judiciales, que resulta ineficaz toda vez que, como ya se dijo, en la mayoría de los casos carecen de la formación técnico-informática necesaria lo que, por otro lado, resulta lógico por no estar dentro de sus atribuciones específicas).

Ese marco debe contemplar la elección del personal con los conocimientos necesarios, las tareas específicas que se les encomiendan, la liberación total o parcial de sus funciones (preferiblemente parcial, para que estas figuras no pierdan su singular potencialidad basada en el conocimiento real y práctico de la oficina judicial) y, en su caso, la remuneración que se estipule para compensar la carga adicional de trabajo y/o su especial complejidad.

Y como último requerimiento, sin el cual la función desempeñada estaría inexorablemente limitada, estas figuras deben tener la debida coordinación con los órganos centrales de gestión en Madrid, donde probablemente debieran crearse los equipos específicos de atención a estos nuevos usuarios, dándoles respuesta eficiente, y actuando igualmente como organismo coordinador a fin de exportar las experiencias y de homogeneizar el funcionamiento de estas comisiones de carácter provincial o autonómico.

8.3. Comisiones específicas para Gestión de Cambios Concretos y de Gran Calado (nuevos sistemas, nuevas aplicaciones o nuevas versiones que corrijan defectos)
El trabajador se adapta a lo que tiene y con las herramientas de que dispone se acostumbra a desempeñar su trabajo de la forma que entiende más eficiente. Sólo está interesado en un cambio que le solucione un problema o le mejore un procedimiento y es que todo cambio requiere esfuerzo y supone estrés, y por tanto será siempre reacio a sufrirlo para quedarse como estaba o, en el mejor de los casos, conseguir un beneficio sólo después de haber atravesado un periodo de incertidumbre hasta que el nuevo sistema, al que se le realizan modificaciones a diario, se estabiliza.

Se requiere, pues, un trabajo previo muy eficiente antes de desembarcar con un nuevo proyecto ante el usuario final. Éste no debe sufrir el proceso de estabilización (ajustes, corrección de errores…) en medio de lo que realmente le preocupa (y le ocupa), que es el trabajo específico que tiene encomendado.

Ante ello proponemos el siguiente protocolo de trabajo, bien para la creación de nuevas aplicaciones de uso en la Oficina Judicial, bien para el desarrollo de nuevas versiones de las ya existentes para corregir o mejorar un aspecto concreto (por ejemplo, gestión estadístico en una jurisdicción concreta).
1º) Se examinan todos los requerimientos de personal, medios materiales y tiempo. Dejando aparte el tiempo y los medios materiales, que se considerarían en cada proyecto concreto, analizaremos el equipo humano necesario.
2º) Un miembro del Consejo General del Poder Judicial y un representante del Ministerio de Justicia que marcan los objetivos iniciales del proyecto y supervisan su desarrollo.
3º) Equipo de informáticos dedicado exclusivamente al proyecto desde el primer al último día que se haya fijado para el mismo.
4º) Un órgano judicial (que podría adquirir una denominación específica como Juzgado de “jurisdicción” de “localidad” de Nuevas Tecnologías, identificando así la labor extra que tiene encomendada, al igual que en la actualidad tenemos órganos que tienen atribuido el Registro Civil o los asuntos de Violencia sobre la Mujer). Este órgano habrá sido elegido por la capacidad y conocimientos de todos sus integrantes, su contrastada solvencia en la gestión de la oficina judicial y su disposición para trabajar en el desarrollo de nuevas tecnologías.
Deberá ser exonerado del porcentaje de reparto necesario para que la gestión judicial requiera sólo una parte de su tiempo de trabajo y/o compensados económicamente sus integrantes.
5º) A ese órgano judicial se adscribe temporalmente personal de apoyo informático (de las empresas de formación y que dan soporte técnico) y procesal (funcionario con conocimientos técnicos ¿Monitor judicial previsto en la Instrucción 2/2003 del Pleno del CGPJ?).
6º) Tanto en el equipo de informáticos como en el órgano judicial debe haber un jefe de proyecto. Sobre ambos recae el trabajo de coordinar el grupo de desarrollo (informáticos) con el grupo de análisis y pruebas (órgano judicial), así como de realizar las consultas necesarias a los representantes del Consejo General del Poder Judicial y del Ministerio de Justicia y de presentarles los resultados parciales para que por éstos se realicen las oportunas propuestas de modificación y/o corrección.
7º) Divide y vencerás. Al inicio del proyecto, previos los estudios necesarios, se marcarán los objetivos que se pretende conseguir con la mayor exactitud (por ejemplo, como hemos dicho, desarrollar una nueva versión del SGP que permita gestionar eficientemente la estadística en una jurisdicción concreta). En la medida de lo posible no se saldrá del camino marcado. Si en el proceso detectamos cuestiones que también se podrían solucionar, las dejaremos documentadas para futuros (o paralelos) proyectos.
8º) Durante todo el proyecto se establece una retroalimentación continua de información entre grupo de desarrollo y grupo de análisis/pruebas.
9º) En el desarrollo de nuevas tecnologías nunca hay un punto final. En el mejor de los casos, un punto y aparte. El proyecto no se puede eternizar. Una vez que los objetivos que se marcaron de inicio se han cumplido hay que proceder a estabilizar el proyecto. Nos limitamos ya a corregir errores y las posibles mejoras se documentan para futuros proyectos.
10º) Una vez estabilizado el proceso (ya no se producen errores; existe un método completo, cuya eficiencia se ha probado, para ejecutar el trabajo de la oficina judicial en el ámbito que el proyecto se había marcado; y las mejoras, siempre posibles, se posponen para futuros
proyectos), se procede a la redacción final de las memorias donde se plasmarán los objetivos fijados inicialmente, los objetivos conseguidos y las propuestas para futuros proyectos, dando cuenta al Ministerio de Justicia y al Consejo General del Poder Judicial. Igualmente
se elaboran los manuales que acompañarán a la nueva aplicación/versión, también de forma conjunta por los equipos de trabajo, en los que se indicará, en las cuestiones en las que ello fuera posible, los protocolos de trabajo que serán de obligado cumplimiento siguiendo las instrucciones marcadas por el Consejo General del Poder judicial y por el Ministerio de Justicia.
11º) Se inicia la preparación del proyecto de implantación de la nueva aplicación/versión, con el despliegue de medios técnicos requeridos y formación necesaria.
12º) Como norma debería determinarse que la única modificación admisible que se pudiera realizar en una versión de una aplicación una vez implantada, fuera aquella que tuviera como fin la corrección de un error detectado a posteriori, documentando cualquier mejora propuesta para su estudio y, en su caso, implementación, dentro de un proyecto similar de una nueva versión.
13º) Se realiza un estudio estadístico entre los usuarios de la nueva aplicación/versión para conocer el grado de satisfacción y, sobre todo, si entienden que se ha producido un salto de calidad hacia delante.
14º) En este punto los equipos de trabajo están preparados para abordar un nuevo proyecto. Si el proyecto realizado fracasara, sería fácil estudiar los motivos, dado que el equipo de trabajo está perfectamente determinado y realizó su labor con la suficiente autonomía, a la vez que todo el proceso fue debidamente documentado. Al mismo tiempo el coste es mínimo, pues no requiere de nuevo personal sino solamente de la asignación temporal de funciones específicas.

 

9. CONCLUSIONES

9.1. Existen dos gravísimas carencias en Minerva: Tramitación (elaboración de documentos) y la Estadística.

9.2. El sistema de mantenimiento es, a efectos prácticos, unidireccional, ciego y sordo. No recoge las carencias a partir de la práctica de los usuarios.

9.3. Estas carencias tienen fácil solución, viables técnicamente y económicamente, y pasan por utilizar el capital humano de que ya dispone el Ministerio a través de la figura del Monitor Judicial y/o comisiones permanentes de mantenimiento y actualización del sistema y formación continuada al resto de usuarios.

9.4. Estas carencias tienen gravísimas consecuencias para el justiciable en calidad del servicio puesto que la tramitación se demora innecesariamente. Y para el Ministerio tiene un coste económico derivado de ineficiencia y la demostivación de los usuarios, a la vez que no puede obtener datos fiables y reales, absolutamente necesarios para la estadística y la inspección.

9.5. Cualquier nueva aplicación que se incorpore debe estar integrada en el SGP (Lexnet, PNJ, Arconte…).

9.6. Creación de grupos similares al presente para el estudio de elementos concretos de Minerva (por ejemplo, elaboración de estadística en una jurisdicción determinada), que puedan aportar manuales de uso con los que optimizar el rendimiento que se obtiene de la aplicación, proponer protocolos a la SGTSJ para su aprobación y dar formación continuada a Secretarios y funcionarios.

9.7. Abrir el foro a todos los usuarios (o crear uno) de manera que permita compartir los conocimientos y la experiencia de cada usuario mediante preguntas/respuestas sobre cuestiones concretas.