1. INTRODUCCIÓN
Para que cualquier organización, pública o privada, consiga los objetivos que se proponga, es necesario que disponga de dos elementos fundamentales: un buen diseño organizativo y una adecuada gestión de su organización.
Las cuestiones organizativas y de gestión son dimensiones de mayor importancia de las que a primera vista pudiera parecer, y en sede de administración de justicia, esta cuestión no siempre ha sido entendida por nuestros legisladores.
La eficiencia, la eficacia y calidad, el acceso y la transparencia, minorando la dilación en la tramitación y resolución de los procedimientos, reforzando la independencia y permitiendo la rendición de cuentas, son aspectos que deben ser tenidos en cuenta en los proyectos de mejora de calidad de la administración de justicia y de gestión del cambio.
El Pacto de Estado para la Reforma de la Justicia suscrito el 28 de mayo de 2001 contempló en su apartado 13 la preparación de una Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, que debía atender a los principios de transparencia, información y atención adecuada y establecer los derechos de los usuarios de la Justicia.
La Comisión de Seguimiento del Pacto de Estado redactó por acuerdo unánime de todos sus integrantes dicha Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, que fue aprobada por el Pleno del Congreso de los Diputados en su sesión del día 22 de abril de 2002 como Proposición no de Ley.
Señala en su Preámbulo que en los umbrales del siglo XXI la sociedad española demanda con urgencia una Justicia más abierta que sea capaz de dar servicio a los ciudadanos con mayor agilidad, calidad y eficacia, incorporando para ello métodos de organización e instrumentos procesales más modernos y avanzados.
Pues bien, uno de los instrumentos más importantes de organización, es sin duda, el sistema de gestión procesal cuyo uso permite el tratamiento y obtención de una información completa, homogénea y actualizada sobre los procedimientos judiciales, si bien, estos programas y aplicaciones informáticas, como establece el Acuerdo de 26 de marzo de 2009, del Pleno del CGPJ, por el que se modifica el Reglamento 1/2005, de 15 de septiembre, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, deben incorporar un acervo documental que favorezca la homogeneización formal de las resoluciones judiciales de mero trámite y de las diligencias de ordenación.
Un primer paso para ello, lo ha dado este grupo de trabajo, con la elaboración de un documento cuyo objetivo principal ha sido uniformar las prácticas de edición y documentación de los actos y resoluciones judiciales, esto es, conseguir un tratamiento homologado en la documentación de las actuaciones judiciales, con tres objetivos secundarios, aunque no por ello menos importantes:
En primer lugar, incrementar la calidad de trabajo de los funcionarios, toda vez que con este documento, accederán a una guía práctica de edición y documentación, que facilite su formación, y también su identificación.
En segundo lugar, reducir el volumen de los expedientes judiciales, evitando la unión a los mismos de documentación que puede ser incorporada a otros legajos.
Y en tercer lugar, facilitar el manejo y consulta de los expedientes judiciales por parte de jueces y secretarios, así como por parte de otros profesionales y operadores jurídicos.
A ello añadir que a este documento se incorpora un Manual de Correo para facilitar la elaboración, manejo y envío de todo el correo que se genera en las oficinas judiciales a través de Internet, y que facilitará, de este modo, la uniformidad en la elaboración y envío del mismo por parte de todos los órganos judiciales
En definitiva, se trata no sólo de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, y en la reforma del Reglamento de Aspectos accesorios operada por Acuerdo de 26 de marzo de 2009, sino también de dotar a la administración de justicia de unas prácticas uniformadas de edición y documentación de las actuaciones judiciales que garanticen un mejor funcionamiento de todo el sistema, y un mayor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales de que dispone.
La calidad es el camino hacia la excelencia. Sólo así, podremos ofrecer un servicio público de calidad, gestionado con criterios de eficacia y eficiencia, que permita un mayor grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios con el menor coste posible, potenciando el trabajo en equipo, que permita el aprovechamiento de la suma de las capacidades de todos los integrantes del mismo, (ninguno de nosotros es más inteligente que todos nosotros juntos), y el abandono de las técnicas organizativas de carácter únicamente vertical.
En Águilas (Murcia) a dieciocho de noviembre del año dos mil nueve.
2.1. Resultados específicos comunes a todas las jurisdicciones R01. Pautas homologadas sobre foliado de expedientes, (lugar, tamaño, mecanismo de foliado...)
Con carácter general, se foliarán aquellos procedimientos que tengan que remitirse fuera de la sede judicial por cualquier motivo:
Elevación de Autos a la Superioridad por recurso.
Remisión Autos a Fiscalía.
Entrega a las partes para calificación.
Téngase en cuenta que ya existen programas informáticos que permiten la creación de un código de barras que generaría la propia aplicación en el que se identificaría la unidad judicial, la población, clase de procedimiento, nº y año, lo que permitirá conocer el lugar donde se encuentra el expediente, las distintas itineraciones que ha tenido, envío y elevación a Fiscalía, remisión a la Superioridad para recurso, remisión de autos para archivo, etc.LUGAR DE FOLIADO
Se efectuará en el ángulo superior derecho del folio, procurando que el espacio sea suficiente en previsión de deterioro y menoscabo del papel sin que ello lleve aparejada la mutilación del número. A tal respecto existe un programa informático denominado folex, que permite la numeración o el foliado de todas las actuaciones, mediante la colocación de los documentos en la impresora.TAMAÑO
El suficiente para que pueda ser legible. Utilizando bolígrafos o rotuladores de punta fina de color rojo a fin de que resalte el número de página.MECANISMO
El Foliador o a mano.
R02. Pautas obligatorias al tiempo de emisión en papel de notificaciones o acuses de recibo, (formación de legajo o creación de expedientes específicos)
Unir notificaciones y/o acuses de recibo siguiendo el orden de los profesionales.
Uno a continuación de otro.
1º. Acuse parte A (Actor, Denunciante).
2º. Acuse parte B (Demandado, Denunciado).
3º. Acuse parte C (Codemandado, Responsable Civil).
R03. Pautas homologadas al tiempo de unión de acuses de lectura vía LexNet
Junto con la copia de la resolución a notificar, en la actualidad, adjuntamos el acuse de recibo LexNet que nos da la información del documento generado, fecha de emisión y fecha de notificación, y seguimos el mismo orden descrito más arriba, A-B-C. Si bien, sería conveniente que esto fuera en esta primera fase de implementación de lexnet y en una segunda fase o momento, desapareciera el acuse de la notificación telemática, y se verificara la práctica de la notificación a través de la aplicación.
Existe también la posibilidad de unir notificaciones y acuses de recibo mediante el Escaneado y de este modo, queda incorporado digitalmente al historial del asunto obrante en el programa de gestión procesal mediante el trámite 99985. Al hilo de esta cuestión se ha de resaltar que www.correos.es ofrece un servicio de digitalización de los acuses de recibo y su remisión al remitente en un archivo digital, así como los documentos originales debidamente ordenados y clasificados para su consulta mediante un archivoguía (ver video). Interesaría la contratación de dicho servicio por parte de la administración pública a fin de que diariamente se pudieran incorporar de forma automática al SGP Minerva, los acuses de recibo que se generen, y de esta forma, se ganaría un importante ahorro de tiempo y esfuerzo del personal al servicio de la administración.
Control de Plazos en “Agenda a Plazos” del Programa de Gestión Procesal MINERVA, que sustituya al dietario de cada funcionario en formato papel.
R04. Criterios técnicos para garantizar la visualización de los destinatarios de las cartas y comunicaciones a través de ventanilla en el sobre de correos
Realizar el correo desde la página Web de correos “online”. A tal efecto, se acompaña a este documento MANUAL DE CORREOS ON LINE1,(APARTADO 2.2.) que en esencia permite la incorporación online de la lista de correos, sobre y acuse de recibo, el código de barras así como el resto de datos necesarios para su envío. Supone un ahorro muy importante de tiempo y energía por parte del personal de Auxilio Judicial, encargado de la confección del correo en los Órganos Judiciales.
Nos consta que la SGP Minerva tiene incluido un sistema de realizar las notificaciones por correo que aún no está en uso, pero para un futuro cercano se debería implementar el sistema para que desde la misma aplicación informática se fuese incluyendo el correo en un archivo para después gestionarlo desde la página Web de correos.
A este respecto, sería muy conveniente que por la Gerencia de Justicia, dentro de los Planes de Formación del Personal al Servicio de la Administración de Justicia, se incluyesen cursos específi cos para funcionarios de Auxilio Judicial, para poder difundir y establecer esta forma de hacer el correo, de obligado cumplimiento.
R05. Criterios únicos para unión de papel, (grapa, cuerda…)
GRAPAS. Utilización en procedimientos de tamaño reducido. Es un método muy cómodo para unir papel. El mayor inconveniente reside al tener que hacer desgloses de documentos. Lo recuperamos completamente “perforado”.FASTENER. Método aconsejable en el resto de procedimientos. Es limpio, y no dañino. Buena presentación de los expedientes.
Se aconseja el foliado de las actuaciones, en todo caso, si optamos por la utilización de este método de unión de papel.
FUNDAS DE PLASTICO. Tendrían que ser obligatorias para depositar documentos especiales o de grandes dimensiones (planos, cintas video, DVD, CD, etc.) que tienen que ser exhibidos a las partes y/o jueces y no pueden ser grapadas sin riesgo de deterioro. Se introduce el documento en estas fundas de plástico y pueden ser exhibidos cuando sea necesario, debiéndose CERRAR adecuadamente para que no se deslicen de su
interior.R06. Propuesta sobre contenido básico de carátula de un expediente
Denominación completa del Órgano (Juzgado)
Número de autos y año
Tipo de Procedimiento
NOMBRE PARTE A
Profesionales parte A –Teléfono –FAX –E-mail –Domicilio de notificación (actual)
NOMBRE PARTE B – C – D… etc.
Profesionales ambas partes –Teléfono –FAX –E-mail –Domicilio de notificación (actual)
Fecha incoación.
Carátula homogénea y confeccionada por el programa de SGP Minerva conlos datos existes del procedimiento. Los datos se deben facilitar por la aplicación informática; el problema sobrevenido es que no se pueden imprimir en las cartulinas. La forma de solventarlo es imprimir en un folio y pegarlo en la cartulina con pegamento de barra, grapas u otro que garantice su unión. Se puede actualizar cuando sea necesario.Se completará con los datos específicos de cada jurisdicción.
Otra opción sería adquirir carpetas denominadas mixtas (contraportada y lomo de cartulina, y portada de plástico transparente) que permite la impresión desde la aplicación en folio. Dicha carpeta llevaríamos los hendidos necesarios para tomos de cuatrocientas hojas.
R07. Propuesta sobre formato de la carátula, (papel/cartón…colores…)
CARTULINA. De color claro preferiblemente. Eliminación de los colores oscuros. Inclusión del número y tipo de procedimiento en el lomo de la carpeta del expediente. Su objeto: ayudar en la búsqueda y localización de autos.COLORES DE LAS CARTULINAS. Al colocar carpetas de distintos colores queremos diferenciar los asuntos de un año determinado o bien los asuntos de una determinada materia con respecto a otros. Por eso podemos seleccionar los colores, bien por años, bien por materias, incluso es práctica habitual, una mezcla de ambos criterios de selección en un mismo Juzgado. No hay criterio unánime al respecto.
El problema que se plantea con esto es la siguiente: si se acuerda que todos los juzgados tengan un mismo color para los procedimientos de un año, no se pueden distinguir dentro del mismo Juzgado los procedimientos de distinta clase, lo que puede dificultar la búsqueda y localización del mismo.
Si se acuerda que todos los juzgados tengan un mismo color para un mismo tipo de procedimiento, siendo cada tipo de procedimiento de un color distinto, en las dependencias de Fiscalía, donde se reciben procedimientos de todos los Juzgados es muy complicado distinguir entre los de uno y otro Juzgado.
Si por el contrario, hemos escogido la división de los años por colores, en los procedimientos especiales (causa con preso, derechos fundamentales, orden de alejamiento…) se debería incorporar a su carátula una pegatina que indicara el carácter especial del procedimiento. Ello permitiría rápidamente su identificación. Incluso se podría identificar en el denominado lomo del documento o autos.
R08. Criterios sobe la formación de legajos
Se formarán legajos aparte con carácter excepcional con documentos grandes y voluminosos aportados por las partes o bien para un conjunto de documentación homogénea. En caso de no estar unidos al procedimiento, como es habitual, se ha de tener especial cuidado en su identificación de forma inequívoca mediante rótulos o pegatinas, con indicación clara y precisa sobre qué documentación tiene y a qué procedimiento pertenece, así como cualquier otro dato de interés. Igualmente importante es su ubicación en lugar adecuado para que no esté al alcance de no profesionales y la indicación en los autos, de la existencia de ese legajo, mediante pegatinas en la carátula o similar.R09-Otro (especifi car)
Formación tomos
Se debe proceder a formar un segundo e incluso o sucesivos tomos cuando sea imposible o muy molesto la manipulación de los autos. Así como cuando debido a su manipulación se han separado trozos grapados de expedientes.• Deberá contener la diligencia de cierre y apertura.
• Numeración de Tomos.
• Índice en cada tomo o identificación de los escritos más importantes.Sería conveniente que la aplicación informática permita la creación de un acontecimiento para el cierre de un tomo y la apertura de tomo nuevo.
Telegramas On Line
De igual forma que el correo On Line, se pueden hacer y enviar desde la página de correos los telegramas cuya expedición se acuerde en las actuaciones.Las ventajas respecto de hacerlo en papel son las siguientes:
• Tiempo: cuando se hace el telegrama On Line se remite en el acto, no hay que esperar al día siguiente a que lo lleve el personal de correos.
• Consulta efi caz y rápida: al remitirse el telegrama On Line, se puede consultar si se ha entregado o no, sin haber recibido de correos el acuse con los dígitos (a veces pasan varios días).
• Pérdidas: en el viaje a la oficina donde se deposita el correo se pueden extraviar, o también en el propio Juzgado, mientras que confeccionado on line, el mismo funcionario que lo prepara, procede a su envío, sin que necesariamente deba efectuar el mismo el funcionario de auxilio desde su ordenador y desde su aplicación.3. RESULTADOS ESPECÍFICOS EN EL ORDEN JURISDICCIONAL CIVIL
Los funcionarios que prestan sus servicios en los Juzgados de Primera Instancia de la Región parten en general de un principio de economía procesal, y por ende, economía temporal, con el fin de realizar la mayor cantidad de acciones posibles en el mínimo tiempo necesario y con ello cubrir las expectativas que marca la tramitación diaria de los múltiples expedientes que se agolpan en los órganos de la jurisdicción civil. En definitiva, “sacar papel” en las mejores condiciones posibles.El formato de los expedientes judiciales de este ámbito jurisdiccional se repite en cada uno de los procedimientos incoados: Una portada y contraportada en cartulina de un determinado color, que envuelve, en primer lugar la hoja de registro y reparto en el programa informático Minerva, procedente de Decanato, a continuación el original de la demanda correspondiente, y seguidamente la resolución admitiendo la misma (o proveído, en su caso, dando traslado para subsanación de defectos) y resto de proveídos y documentos, según las pautas legales de procedimiento para cada caso.
R01. Pautas homologadas sobre foliado de expedientes, (lugar, tamaño, mecanismo de foliado...)
En general los procedimientos no se folian, salvo cuando se elevan a la Audiencia Provincial con motivo de resolución de recurso (hay alguna sección en la Audiencia Provincial de Murcia que no exige el foliado). Tampoco se folian los expedientes que se remiten al Ministerio Fiscal.El foliado se lleva a cabo de forma manual.
Consideramos que los expedientes deben ir foliados cuando han de ser revisados en otra instancia, ya que con tal medida se certifica el número exacto de folios de cada expediente (o tomo en su caso), lo que permite el control de su integridad y evita su manipulación.
Para facilitar su rápida lectura y comprensión, sería útil un pequeño guión, con indicación de acontecimiento y folio. (Esto no se suele hacer, ya que supone muchísimo tiempo si se ha de retomar el expediente desde el principio para llevarlo a cabo). Si se establece un formato de guión para los procedimientos que se presumen muy amplios y con varios tomos, se podría ir cumplimentando al tiempo que se va tramitando, y podría colocarse como primera página del expediente o a la vuelta de la portada.
Además, por las características especiales de volumen y tramitación de esta jurisdicción, el foliado debe hacerse de forma manual, porque el empleo de numeradores mecánicos supone más tiempo, más esfuerzo físico y dificultad para el manejo y colocación en cada página.
Debería hacerse con un rotulador de punta fina y en un color que resalte, con el fin de identificar rápidamente cada página.
R02. Pautas obligatorias al tiempo de emisión en papel de notificaciones o acuses de recibo, (formación de legajo o creación de expedientes específicos)
En general, no se incoan piezas separadas para procedimientos que derivan de otro principal, como puede ser un incidente, tasaciones de costas u otros.Se incoan y registran nuevos procedimientos con su correspondiente carpeta de cartulina (aunque se deja constancia por diligencia, en el procedimiento principal, de la apertura de un expediente derivado de aquél).
Sería conveniente y lo permite la aplicación informática, que dichos procedimientos no se registraran como procedimientos principales sino como piezas separadas del procedimiento principal.
En cuanto a las notificaciones, en general, todas las notificaciones firmadas por los Procuradores y acuses de recibo, se unen al expediente como otro acontecimiento más.
R03. Pautas homologadas al tiempo de unión de acuses de lectura vía LexNet
Aunque hay algunos funcionarios que en el inicio de la implementación de lexnet, optan por unir al expediente los acuses impresos de la notificación vía telemática, otros funcionarios han optado por no unirlos, de forma que para los plazos emplean el calendario-dietario, que incorpora Minerva en la propia aplicación o bien utilizan un dietario en papel.
Sería conveniente que no se unieran los acuses de notificación telemática, a fin de que las notificaciones se comprobaran en la aplicación informática.
R04. Criterios técnicos para garantizar la visualización de los destinatarios de las cartas y comunicaciones a través de ventanilla en el sobre de correos
Dado que la utilización del correo en los Juzgados de Primera Instancia no es de gran relevancia, en su mayoría se sigue empleando un sobre normal (sin ventanilla), rellenándose por cada tramitador el mismo, así como el impreso normalizado de acuse de recibo, por lo que la normalización de los documentos que se han de enviar por correo, para adaptarlos a un sobre con ventanilla, no sería gran problema, y facilitaría algo el trabajo.
Este punto no preocupa demasiado al personal de estos Juzgados debido a que el número de envíos postales no es muy elevado.
R05. Criterios únicos para unión de papel, (grapa, cuerda…)
En general se emplea el método tradicional de grapado, utilizando los fastener sólo en procedimientos en los que se prevé gran volumen, varios tomos y desglose de documentos (Ordinarios, Ejecuciones de título judicial o no judicial, cambiarios,…).Téngase en cuenta que aunque la grapa es un método muy rápido para unir papel a los expedientes, sería preferible la generalización del “fastener” como medio de integración de los procedimientos. De forma que tratándose de un procedimiento de reducido volumen, el uso de la grapadora no tiene trascendencia, ya que en poco tiempo el expediente estará archivado, y del mismo nada se tendrá que desglosar, sin embargo el uso de los fastener es más limpio y ordenado.
R06. Propuesta sobre contenido básico de carátula de un expediente
Se suele emplear cartulina de color (con tonos claros para poder escribir sobre las mismas) con portada y contraportada. Se cambia de color cada año, y es el mismo para todo tipo de procedimientos. La portada, impresa por lo general en negro, con los datos fijos y que cada órgano judicial considera necesarios, se rellena con rotulador negro, y el número del procedimiento se pone en trazos grandes o con numerador mecánico de tampón de tinta, de un tamaño aproximado de dos centímetros de altura. El tipo de procedimiento se suele colocar con rotulador de trazo grueso y el resto de datos (partes, profesionales, cuantía…) con rotulador de trazo fino. Igualmente se suele colocar en el lomo del expediente, número de procedimiento y tipo (con iniciales).Sería deseable unificar la carátula para todos los Juzgados de Primera Instancia, en cuanto al contenido de la misma o también diseñar un documento en Minerva para colocar como carátula, pudiendo pegarse el mismo sobre la cartulina (o bien graparse con cuatro grapas al menos). De este modo sería más fácil su cumplimentación (sin necesidad de escritura manual) y su identificación (se podría componer en los tamaños para números y letras, que se estimase conveniente) de un golpe de vista.
A tal respecto, téngase en cuenta la necesidad de proteger los datos consignados en el anverso de dichos expedientes, que lleva a algunos órganos judiciales4 a adoptar determinadas medidas tales como la consignación de los datos personales de las partes en el reverso de la portada, de forma que ésta se limita a la identificación del número y tipo de procedimiento con cuantía reclamada, en su caso; o si el procedimiento fuere de fecha muy anterior a la actual y por tanto con modelo antiguo de carátula, los autos se colocan con el anverso hacia abajo sobre las mesas de la oficina; o en el caso de procedimientos con bienes objeto de subasta, los autos no se muestran completos a los interesados en la misma, sino que se hace entrega de documentación específica al efecto y finalmente, se utilizan mecanismos de destrucción mecánica de papel en el que pudieran aparecer datos relevantes de las partes.
R09-Otro (especificar)
Formación tomos
En general, cuando el volumen de papel llega a unos seis centímetros, se suele abrir un nuevo tomo, colocando una diligencia al final de cada uno, así como otra al inicio del que se abre, anotando en la carátula y en el lomo el número de tomo correspondiente. Se suelen integrar con fastener.En general ésta es una buena práctica, pero sería preferible acompañar cada tomo aperturado con un guión (al que arriba se hace referencia) y la indicación en el mismo del folio correspondiente a los principales acontecimientos (lo que implicaría que estuviese foliado). También se debe colocar en la carátula de cada tomo, además del número de su orden, el total de tomos que forman el procedimiento (Tomo 1 de 5, o tomo 3 de 3).
Otra alternativa al foliado y guión de un procedimiento muy voluminoso, sería la colocación de banderitas (de material resistente y adhesivas) en el lomo derecho, o en la parte superior, con la anotación en cada una del acontecimiento en cuestión; de modo que se podrían señalar por ejemplo: la contestación a la demanda, un informe pericial, sentencia o resolución final, etc.
Junto a estos aspectos de normalización, sería conveniente proceder a unificar lo modelos de documentación y edición de actas con las denominadas actas indexadas.
4. RESULTADOS ESPECÍFICOS EN LA JURISDICCIÓN PENAL.
PE01. CRITERIOS ESPECÍFICOS EN MATERIA DOCUMENTACIÓN DE SUMARIOS Y DEMÁS DPA EN CASOS DE FORMACIÓN DE CAUSAS DE ESTIMADO VOLUMENMerecen especial consideración dos aspectos en la documentación de las actuaciones penales: de un lado, el foliado de las mismas a fin de evitar el extravío o sustracción de algunos de sus documentos, y de otro, la necesidad de adoptar determinados criterios específicos y de orden eminentemente práctico a fin de facilitar su identificación, manejo y consulta por los distintos intervinientes en los procedimientos de esta clase.
Respecto al foliado de expedientes en el Orden Jurisdiccional Penal, tenemos los siguientes procedimientos:
• DPA. En aras a la brevedad se deberían foliar solamente aquellos procedimientos que adquieren un volumen importante, ya que por su trayectoria será necesario que esté debidamente foliado para la toma de declaraciones haciendo referencia a documentos incorporados en los autos. En caso de haber más de un tomo en la causa, SIEMPRE se debe tener foliada.
• P. Abreviado. En el momento en que se incoa el P. Abreviado (cuando pasa de DPA a PA.) ha de foliarse SIEMPRE, tenga el número de folios que tenga, para su calificación por el Fiscal y demás partes.
• DUD. Dada la premura y urgencia de este procedimiento, (se tramita en el juzgado de guardia) como norma general no se foliará, a no ser que por su volumen (poco probable) sea recomendable hacerlo. Cuando se remiten al Juzgado de lo Penal se debería foliar para su manejo en el Juicio.
• JUICIO DE FALTAS. Habida cuenta el carácter inminentemente ORAL del procedimiento y su presumible poco volumen, tampoco se aconseja su foliado, hasta que se remiten en Apelación a la Audiencia, momento en que hay que foliarlos.
• SUMARIOS. Con carácter general se folian SIEMPRE. Es un procedimiento por delitos muy graves SIEMPRE, sometido a un minucioso examen por parte de los intervinientes para posibles nulidades. Asimismo los recursos de apelación, en muchos de ellos, han de designarse particulares para su remisión a la Audiencia, por lo que se hace imprescindible su foliado desde el primer momento. Son procesos avocados a tener un volumen considerable, y que la pérdida de cualquier documento que se encuentre en el sumario, puede acarrear graves consecuencias.
• LEY DEL JURADO.- Al igual que los sumarios, son procesos por delitos en la mayoría de los casos muy graves, y se hace necesario su foliado desde su inicio.En cuanto a los criterios prácticos a adoptar en la documentación de las causas penales, destacamos los siguientes:
• FORMACIÓN DE TOMOS. En caso de dos o más tomos en unas diligencias DPA, SUMARIO o JURADO, el procedimiento deberá estar SIEMPRE foliado con arreglo a las ‘normas generales’. Cuando el procedimiento tenga unos SEIS centímetros aproximadamente, se abrirá el siguiente Tomo, poniéndose una diligencia de finalización del tomo, con indicación de los folios que lo componen, y en el siguiente, una diligencia de apertura, continuando la numeración del tomo anterior.
En la cartulina exterior, se debe indicar el número de tomo, y una vez que se finalice la causa, se deberá indicar el numero de tomos total, con el siguiente formato: … tomo nº xxx/yyy, donde ‘x’ es el número del tomo de que se trata y la ‘y’ es el número total de tomos.
En caso de legajos separados, se deberá indicar en las carátulas de los distintos tomos, la existencia de dichos legajos y su ubicación, en caso de no estar unidos a la causa (caso de cajas grandes de documentación o similar).
• ELABORACIÓN DE ÍNDICES. Elaborar un índice es fundamental en una causa grande. A pesar de lo tedioso que puede resultar, si se piensa a medio plazo, es una INMENSA ayuda, ya que localizamos todas las actuaciones, al menos las importantes rápidamente. (¿Quién no se ha pasado varios minutos hojeando un procedimiento en busca de cualquier dato que está en la declaración que prestó fulanito hace dos años…?, o cuando llega el procedimiento a la fase de ejecución, se tiene que dar un repaso completo al asunto en busca de los datos de filiación de los intervinientes, o el último domicilio, etc., etc.).
• IDENTIFICACIÓN DE PIEZAS DE CONVICCIÓN. Independientemente de que estén debidamente registradas en el libro correspondiente (obligado), de forma lo más detallada posible, se pondrá una PEGATINA en las carátulas del procedimiento de los distintos tomos con el nº de registro de pieza de convicción.
• EXPRESIÓN DE EXISTENCIA DE DINERO CONSIGNADO. Al igual que con las piezas de convicción, en caso de existir algún depósito en la cuenta del Juzgado se pondrá una pegatina con indicación del folio donde está hecho el ingreso, y en su caso, la devolución.
• IDENTIFICACIÓN DE AUTOS CON PRESO. Huelga decirlo, pero el consabido cartel de “CAUSA CON PRESO” es OBLIGADO y terriblemente necesario para no perder la causa de vista.
En tal sentido, la aplicación nos permite llevar una agenda de presos preventivos al dictado de un auto de prisión, con un sistema de alertas un tiempo determinado anterior al vencimiento del tiempo de prisión acordado (acontecimiento 99650).
• IDENTIFICACIÓN DE AUTOS CON DECLARACIÓN DE SECRETO DE LAS ACTUACIONES. Otra pegatina indicará el secreto de las actuaciones, bien TOTAL o bien PARCIAL, y en su caso, indicación de qué parte o partes lo están (más bien qué tomos).
• IDENTIFICACIÓN DE AUTOS DE VIOLENCIA DE GÉNERO. En caso de Juzgados mixtos con Violencia, es muy práctico identifi car los procedimientos que versan sobre esta materia, dada su delicada tramitación.
5. CI01. CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA DOCUMENTAR CAUSAS EN PROCEDIMIENTOS MERCANTILES
El Art. 86 ter. de LOPJ, por reforma de 9 de julio de 2003, atribuye al Juzgado Mercantil jurisdicción exclusiva y excluyente en materia concursal sobre la cual vamos a hacer una propuesta de unificación u homologación de los formularios judiciales utilizados a fin de proceder a su homogenización, toda vez que la materia civil que también tiene atribuida el Juzgado Mercantil es objeto de análisis en sede de jurisdicción civil común o no especializada.De este modo, las pautas a seguir en los procedimientos concursales, vendrían determinadas por la primera resolución que inicia el proceso concursal, y que debe tener como contenido mínimo:
– Encabezamiento: clase de asunto, núm. de registro general y núm. de registro del juzgado.
– Partes intervinientes.
– Resolución que se dicta, nombre de la autoridad que la acuerda y fecha.Este contenido mínimo de la primera resolución reviste forma de auto, y con variaciones en función de que la clase de procedimiento sea ordinario (para pasivos superior a diez millones de euros y nombramiento de tres administradores concursales) o procedimiento abreviado (en pasivos de cuantía inferior a diez millones de euros y con nombramiento de un solo administrador concursal). En todo caso, estimará o desestimará la solicitud de concurso, y debe contener, en caso de estimación, el siguiente contenido en su parte dispositiva:
1º. Declaración de competencia territorial del juzgado y criterio de atribución de la misma.
2º. Declaración del estado de concurso y nombre con NIF o CIF de la persona física o jurídica afectada por tal declaración. Carácter voluntario o necesario de la declaración de concurso; régimen de intervención o suspensión de las facultades de disposición y administración.
3º. Nombramiento del administrador o administradores concursales.
4º. Llamamiento a acreedores del concursado para que comuniquen sus créditos en el plazo de 15 días (en caso de procedimiento abreviado) o un mes (procediendo ordinario) desde la publicación de esta declaración en BOE. Se acordará la formación de un legajo para la comunicación de créditos, que se unirá a la sección 4ª.
5º. Publicación de la declaración de concurso en el Registro Público Concursal (en su defecto, en el BOE). A dicho Registro se enviará un extracto de la resolución que declare el concurso que debe contener únicamente los datos indispensables para la identificación del concursado, incluyendo: NIF, juzgado competente, nº de autos, plazo para comunicación de créditos, régimen de intervención o de suspensión de facultades, y dirección electrónica del RPC. (Art. 23 LC).
6º. Necesidad de personación con Procurador y Letrado. Se acordará la formación de pieza separada de personaciones cuando lo aconseje el concurso, y en todo caso, cuando los acreedores excedan de 200.
7º. Obligación de comparecencia del deudor ante el juzgado cuando fuere llamado.
8º. Formación de sección 1ª, sección 2ª, sección 3ª y sección 4ª con testimonio de este auto.
9º. Notificación a partes personadas e información de recursos procedentes. En orden a la homologación de la tramitación y documentación de las actuaciones en estos procedimientos mercantiles, se plantean fundamentalmente, tres incidencias o aspectos que impiden, o al menos, dificultan la unificación en su tramitación de esta clase de procedimientos:1ª. En fase de comunicación de créditos para su traslado a la administración concursal, se aconseja la formación de un legajo en el que se vayan depositando los mismos, a fi n de facilitar su agrupación y entrega a los administradores concursales, quienes firmarán la diligencia de entrega, en la fecha de su retirada. Dicha diligencia se extenderá en el mismo legajo e indicará los créditos a que se refi ere, el nombre del administrador concursal a quien se hace entrega de los mismos y la fecha.
2ª. Una de las particularidades del procedimiento concursal consiste en la posibilidad de personarse en el mismo en cualquier fase o momento procesal en que se encuentre mediante representación procesal a través de Procurador y asistencia de Letrado.
Ello significa que con frecuencia nos encontraremos con proveídos de trámite de carácter procesal y escritos de mera personación. A fin de no entorpecer la tramitación del procedimiento sin menoscabar el derecho de personación de las partes, en concursos de pasivo estimable, se aconseja la formación de una pieza separada de personaciones en la que se proveerán los escritos que interesen actuaciones de dicha clase.
3ª. Y desde otro punto de vista, se plantea la misma problemática en sede de notificaciones cuando en el procedimiento concursal se han personado numerosas partes procesales a las que habrá que notificar todas las actuaciones y resoluciones que se vayan acordando.
A fin de no entorpecer con la unión de notificaciones el curso del procedimiento y, sobre todo, de no incrementar el volumen de los autos entorpeciendo su manejo y consulta, se aconseja la formación de un legajo de notificaciones, al que se llevarán las diligencias de comunicación de dicha clase cuando la notificación se practique a través de Procurador debidamente apoderado al efecto, así como los acuses de recibo cuando la misma se haya practicado mediante el servicio de correos, por tratarse de destinatario no personado en autos a través de Procurador.
Téngase en cuenta la aplicación a esta materia de lo dispuesto en sede de pautas sobre foliado de expedientes, unión de papel, formación de tomos, elaboración de carátula, etc., y a ello nos remitimos en cuanto a los criterios o resultados específicos comunes a todas las jurisdicciones, con una particularidad dimanante de la especial naturaleza de los procedimientos que se tramitan en los juzgados con competencia mercantil, cual es la necesidad de incorporar todos los documentos que se generen o que aporten las partes de forma preferentemente digital, y no digitalizada, a fi n de no agotar la capacidad de almacenamiento del ordenador del funcionario encargado de su tramitación ni la del correo que se remita con dicho documento.
El expediente digital debe ser la meta a alcanzar en estos juzgados, dado considerable volumen de documentación que se une a autos. Con ello se pretende que los expedientes que se tramiten en estos juzgados no adquieran el volumen que tienen en la actualidad lo que dificulta su manejo tanto para los funcionarios como para los profesionales y resto de operadores jurídicos.
6. RESULTADOS ESPECÍFICOS EN LA JURISDICCIÓN CONTENCIOSOADMINISTRATIVA
R01. Foliado de expedientes administrativos
Dada la naturaleza de esta jurisdicción el expediente administrativo remitido por la Administración ya viene foliado y con índice.Procedimiento abreviado
• En la actualidad no se folia este tipo de procedimiento, y quizás no sea útil su foliado, ya que al ventilarse todo el juicio en el acto de la vista los documentos se encuentran fácilmente localizados, bien en el escrito de demanda, bien en el expediente administrativo remitido.
• En caso de recurso de apelación, sí debe foliarse los autos.Procedimiento ordinario
• El foliado de los autos debe ser obligatorio después que las partes presenten
sus escritos de proposición de pruebas. Con el fin de localizar
mejor los documentos aportados por cada parte en su respectivo escrito
de demanda y contestación a la demanda.Pieza separada de suspensión
• Debido al reducido número de folios, no es necesario el foliado de dicha
pieza.
• En caso de recurso de apelación, el testimonio a remitir a la Superioridad
SÍ debería ser foliado.R02-R03-R04-R05. Nos remitimos a las pautas seguidas en el documento
de resultados específicos, comunes a todas las jurisdicciones.R06. Propuesta sobre contenido básico de carátula de un expediente.
• Características generales citadas.
• Indicación si solicitud de P.S.S. (Pieza separada suspensión)
• Cuantía
• Numero Expediente Administrativo
• NOMBRE PARTE ACTORA
• Profesionales parte actora – Teléfono – FAX e-mail
• NOMBRE PARTE DEMANDADA Y CODEMANDADA
• Profesionales ambas partes – Teléfono – FAX e-mail
• Fecha incoación * Fecha Juicio
• Fecha sentencia * Fecha ApelaciónR07. Propuesta sobre el formato de carátula de un expediente COLORES DE LAS CARTULINAS.
En la actualidad en los Juzgados de lo Contencioso-Administrativo de Murcia se utiliza un color de carpeta por cada año, y el mismo color siempre, con independencia del año tanto para las piezas separadas de suspensión y las carpetas de expedientes administrativos.R08. Criterios sobe la formación de legajos
CA01. Criterios específicos para documentación de autos en procedimientos contencioso-administrativos
Una vez recibido el expediente administrativo por correo ordinario por parte de la administración pública, se verifica que el mismo se encuentre debidamente autentificado, foliado y con índice. Dicho expediente no se une o anexa a los autos, del procedimiento contencioso sino que se introduce en carpeta de distinto color identificada con el número de autos que se están tramitando, de forma que los autos en su totalidad están compuestos por tres carpetas: la del expediente administrativo remitido, la del recurso contencioso que vamos a conocer, y la de la pieza superada de suspensión acordada en los autos principales, de forma que cada carpeta o legajo es de color diferente a fi n de facilitar su identificación, sólo varía el color de las carpetas de recurso contencioso en función del año, las otras dos tienen siempre el mismo con independencia de la anualidad.En caso de la Delegación del Gobierno, el expediente administrativo se remite por correo electrónico, y se une al programa de gestión procesal, lo que facilita su acceso a las partes a través de lápiz óptico o de correo electrónico.
7. CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA DOCUMENTACIÓN DE AUTOS EN PROCEDIMIENTOS DE LA JURISDICCIÓN SOCIAL
No cabe duda que en la actual situación de crisis que padecemos, si hay una jurisdicción que la sufre en términos de volumen de procedimientos, esa es la Jurisdicción Social, fiel reflejo del estado actual de nuestro sistema laboral. Esto ha repercutido enormemente en la carga que soportan los órganos judiciales y con ellos, todo el personal que presta sus servicios en los Juzgados de lo Social de la Región, los cuales tratan de optimizar el tiempo que disponen para poder despachar el papel que ven acumulado y en las mejores condiciones posibles.Podemos decir que básicamente se tramita un procedimiento ordinario o tipo, y algunas modalidades o especialidades procesales como los procedimientos por despido y los procedimientos por prestaciones derivadas de la Seguridad Social.
El procedimiento se inicia, una vez recibida la demanda procedente de decanato, que se registra y es incoado en el juzgado, de forma que si cumple los requisitos para ello, se señala día para la celebración del acto de conciliación y juicio, donde se propondrá y practicará la prueba, que posteriormente quedará unida a los autos.
Esto hace que generalmente el expediente no sea muy voluminoso al inicio salvo en materia de prestaciones derivadas de seguridad social, donde ya antes del acto de juicio se acompaña expediente administrativo por parte de la administración demandada, normalmente de considerable volumen.
Este procedimiento, una vez celebrado el acto del juicio, queda concluso para sentencia, por lo que debe quedar debidamente foliado.
R01. Pautas homologadas sobre foliado de expedientes, (lugar, tamaño, mecanismo de foliado...)
En general los procedimientos no se folian salvo aquellos que se recurren en suplicación contra la resolución del órgano de instancia.
Los expedientes empiezan a engrosar a partir del acto de juicio que es donde se propone y se practica las pruebas que se admiten en ese momento, y es aquí donde se aporta toda una amalgama de documentos en los diferentes ramos de prueba que se abren.Sería importante el foliado del expediente una vez se unan todas las pruebas, así como evitar en la medida de lo posible la duplicidad en la incorporación de documentos ya que a veces son incorporados los mismos documentos a los ramos de prueba de la parte demandante y de la demandada.
R02. Pautas obligatorias al tiempo de emisión en papel de notificaciones o acuses de recibo, (formación de legajo o creación de expedientes
específicos)
Nos remitimos a las pautas seguidas en el documento de resultados específi cos, comunes a todas las jurisdicciones.R03. Pautas homologadas al tiempo de unión de acuses de lectura vía LexNet
Estese a los resultados específicos comunes a todas las jurisdicciones.R04. Criterios técnicos para garantizar la visualización de los destinatarios de las cartas y comunicaciones a través de ventanilla en el sobre de correos
El sobre sin ventanilla es un método de comunicación de especial relevancia en el orden social para las comunicaciones fuera de la sede judicial ya que no se hace uso del SCNE; los Procuradores no suelen actuar en el orden jurisdiccional social ya que suelen actuar como profesionales únicamente los Graduados Sociales, Abogados, particulares y los representantes de los trabajadores.Debería arbitrarse un sistema de gestión de correo para estos órganos judiciales que aliviase en alguna medida el ingente número de resoluciones que se remiten por correo certificado con acuse de recibo.
R05. Criterios únicos para unión de papel, (grapa, cuerda…)
El método generalmente que se utiliza es el grapado, en la mayoría de casos no se utilizan fastener ya que es a partir del acto de juicio cuando el expediente realmente aumenta en grosor, quedando desde este momento en poder del Magistrado para dictar sentencia.Los expedientes en la Sala de Vistas no son grapados ni unidos con fastener los documentos que se presentan, en la mayoría de casos son introducidos en el expediente, cada documento en una mini-carpeta correspondiente al ramo de prueba de cada parte, junto al acta de juicio.
Seria deseable que en este momento se formase los autos y unidas mediante fastener y foliados los mismos ante la previsión de un posible recurso y además para la fundamentación de la sentencia en la que se puede hacer referencia a algún documento, como por ejemplo carta de despido que obra al folio….
R06. Propuesta sobre contenido básico de carátula de un expediente
Nos remitimos a las pautas seguidas en el documento de resultados específicos, comunes a todas las jurisdicciones.R07. Propuesta sobre formato de la carátula, (papel/cartón…colores…)
Se suelen emplear cartulinas de un color determinado con portada y contraportada,(o anverso y reverso) y se cambia el color de las cartulinas de los expedientes cada año, sin distinción por clase de procedimientos.Contienen los datos del Juzgado, y se rellenan de forma manual los datos del procedimiento.
Para la unificación de datos de todos los órganos judiciales sería interesante diseñar un documento en el programa de gestión procesal, que pudiese hacer las veces de carátula, pudiendo el mismo pegarse a la cartulina con papel de celo por ejemplo.
R08. Criterios sobe la formación de legajos, tomos
En cuanto a legajos no se suelen abrir, toda vez que, si se planteare un incidente en la ejecución, se inicia otro procedimiento.En general no se abren tomos, cuando se hace es cuando las pruebas presentadas alcanzan un volumen cuantioso que hace poco operativo su manejo, sería importante que se abriesen tomos cuando los documentos alcanzasen en su lomo un grosor por ejemplo de 5 ó 6 centímetros.
