INTRODUCCIÓN: LEXNET y PNJ como herramientas de mejora del servicio judicial.
En el conjunto de herramientas informáticas que la administración judicial pone a disposición del funcionario para la gestión y tramitación de su trabajo destacan por su alta eficacia en la relación tiempo/rentabilidad los aplicativos de Lexnet y Punto Neutro Judicial (PNJ).
Desde este foro de propuestas prácticas, en la que mayoritariamente participan los funcionarios como usuarios finales de dichos aplicativos informáticos, no se ha pretendido otra cosa que aportar un poco de luz en todo el caos que se genera en la oficina judicial con la llegada de un nuevo sistema de trabajo.
Por fuerza los hábitos rutinarios de trabajo han de cambiar y adaptarse a las exigencias del nuevo guión. De la experiencia en el uso diario de los aplicativos se puede, y se debe, extraer conclusiones que sirvan para unificar criterios que permitan sacar el máximo de rentabilidad en la utilización de las nuevas herramientas.
El REAL DECRETO 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración
de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet regula la implantación de dicho sistema en los órganos judiciales, y en ese proceso se encuentra inmerso de pleno la región de Murcia, encontrándose en un horizonte cercano la llegada de la bidireccionalidad entre profesionales y órganos en la presentación de escritos y de demandas por vía telemática y en última instancia la posibilidad de firma electrónica por parte de jueces y secretarios que permitirá aspirar a una administración de justicia con un expediente totalmente digitalizado, con todo lo que ello supondrá de agilización en su tramitación.Igualmente la descarga de trabajo que supone el acceso a la información perteneciente a distintas Administraciones Públicas por medio del Punto Neutro Judicial ha supuesto una mayor rapidez y eficacia en la fase probatoria y de ejecución de los asuntos judiciales. Entendemos que es éste el camino que ha de emprenderse, con el apoyo presupuestario necesario, para lograr dotar a la oficina judicial de los medios técnicos que hoy en día se encuentra a disposición de la gran mayoría de administraciones y que le permitirá quitarse de encima el lastre de una justificada fama de poseer una burocracia obsoleta y totalmente enlentecedora del proceso judicial.
La justicia es un ser vivo que permanentemente está sufriendo variaciones a tenor de las constantes modificaciones legislativas que por necesidad debe generar para adaptarse a la siempre cambiante realidad social y política. Es por ello que las herramientas de uso del funcionario en apoyo de su trabajo deben permitir la adaptación inmediata a esa constante modificación legislativa sin que ello suponga una carga añadida a la gestión judicial.
Es una realidad evidente que la justicia en España hoy por hoy es lenta y necesita del apoyo de todos los estamentos implicados para convertirla en una administración dinámica que responda a las necesidades de los ciudadanos que acuden a ella en demanda de una respuesta rápida y eficiente.
Aplicativos como los que se han analizado desde este foro ayudan en ese legítimo empeño. Aún queda mucho por recorrer y es evidente que todos los inicios en procesos de cambio y modernización de esta envergadura no están exentos de problemas, pero a buen seguro se alcanzará una pronta normalización en esa gestión de cambio, y creemos que foros como los que se han planteado desde esta Red de Información Judicial supondrán un contundente apoyo para la consecución de ese objetivo.
1. PUNTO NEUTRO JUDICIAL
1.1. Qué es el Punto Neutro Judicial
El Punto Neutro Judicial es una red de comunicaciones creada por el Consejo General del Poder Judicial, que interconecta los órganos judiciales entre sí, con el propio Consejo y con terceros, prestadores de servicios.
Un servicio del Punto Neutro Judicial es, básicamente, una aplicación informática desarrollada en entorno Web que permite acceder directamente desde la oficina judicial a una determinada base de datos de Administraciones u Organismos ajenos a la Administración de Justicia, de los que debe obtenerse, por mandato judicial, cierta información necesaria para la tramitación y fallo de los procedimientos judiciales con arreglo a Derecho.
El Punto Neutro Judicial, como red de comunicaciones, es transparente a los usuarios: no necesitan conocer cómo está diseñada, qué líneas la soportan o qué protocolos de comunicación se utilizan para el transporte de los datos.
Por ello, para dotarla de cierta corporalidad, se construyó el Portal Web del Punto Neutro Judicial, al que se accede directa o indirectamente, desde las oficinas judiciales de toda España.
En el Portal Web se permite el acceso a los servicios del Punto Neutro Judicial y se proporciona información sobre los mismos: forma de acceso, información que se obtiene, manuales de utilización, etcétera.
En resumen, desde el punto de vista de un órgano judicial, el Punto Neutro Judicial es una red segura de comunicaciones, que garantiza la interconexión de los órganos judiciales, la conexión con el Consejo General del Poder Judicial y con terceros prestadores de servicios, a la que se accede físicamente a través de un portal Web y en la que se habilita acceso inmediato a determinada información necesaria para el ejercicio de la labor jurisdiccional.
Además, la red de comunicaciones del Punto Neutro Judicial soporta otras aplicaciones informáticas y herramientas de intercambio de información no orientadas específicamente al órgano judicial. Así, puede citarse el Sistema de Gestión Gubernativa, desarrollado por el Consejo General del Poder Judicial para la gestión de las Salas y las Secretarías de Gobierno.
1.2. Para qué se utiliza el Punto Neutro Judicial en las oficinas judiciales
Como anteriormente se ha indicado de forma sumaria, los órganos judiciales tienen acceso inmediato a más de veinte bases de datos externas, localizadas en otras Administraciones y Organismos, para obtener información que, en caso de solicitarse por métodos tradicionales, tardaría semanas en algunos casos.
Desde el Punto Neutro Judicial se accede, entre otras, a las bases de datos de la Agencia Tributaria, Seguridad Social, Instituto Nacional de Empleo, Instituto Nacional de Estadística, Consejo General del Notariado, Fondo de Garantía Salarial, Dirección General de Tráfico, Registros de la Propiedad (sólo para la jurisdicción penal),… de las que se obtiene, principalmente, información patrimonial y domicilios padronales y fiscales actualizados.
Bien en fase de prueba, bien en fase de ejecución, la obtención de estos datos por métodos tradicionales (oficios por correo certificado con acuse de recibo) dilata en exceso la tramitación de los procedimientos. La racionalización del uso del Punto Neutro Judicial permite ahorrar trabajo a la oficina judicial.
Por supuesto, todas las consultas que se realicen a través del Punto Neutro Judicial deben venir acordadas en resolución judicial, pues únicamente un juez o magistrado puede ordenar la obtención de esos datos. Por tanto, cualquier acceso a los servicios del Punto Neutro Judicial que no cumpla este requisito es un acceso indebido.
1.3. Destinatarios de los servicios del Punto Neutro Judicial
Designación de usuarios
El uso de las herramientas informáticas existentes en las oficinas judiciales es obligatorio para los que prestan servicio en ellas. Los secretarios judiciales, en virtud de la competencia que les atribuye la Ley Orgánica del Poder Judicial (artículo 454), promoverán el uso de dichos medios.
Distintos acuerdos del Consejo General del Poder Judicial (entre otros, acuerdo de la Comisión de Informática Judicial de fecha 9 de junio de 2008, acuerdo de la Comisión de Modernización e Informática de fecha 4 de marzo de 2009) encomiendan a los secretarios judiciales la designación de los funcionarios que deban ser autorizados como usuarios de los servicios del Punto Neutro Judicial, pues entiende que las labores de consulta y utilización de los medios informáticos están entre las funciones que la Ley Orgánica del Poder Judicial describe para los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia.
Las consultas que se realizan a través del Punto Neutro Judicial no suponen ninguna función certificante, pues es la Administración la que proporciona los datos y, por tanto, responde de su veracidad; para ello se firman Convenios de Colaboración para cesión de datos a los órganos judiciales por medios telemáticos.
De igual forma, la unión a los autos de la información obtenida a través del Punto Neutro Judicial debe realizarse de la misma forma que si se hubiese obtenido por otros medios. Así, no se encomienda a ningún Cuerpo la realización de labores para las que no son competentes.
Obligaciones de los usuarios
Las obligaciones de los usuarios son inherentes al puesto que ocupan. Tanto secretarios judiciales como funcionarios, por el hecho de serlo y haber jurado o prometido su cargo, conocen –o deben conocer– las obligaciones a las que están sujetos por el ordenamiento legal. No obstante lo anterior, el oficio remitido por el Consejo General del Poder Judicial comunicando a los usuarios las claves para acceder a los servicios del Punto Neutro Judicial contiene las normas de utilización, además de un recordatorio de la obligación de que exista una resolución judicial para realizar una consulta de información y de las consecuencias de realizar accesos indebidos. Además, en el portal Web, en la descripción de los servicios, se incluyen datos de contribuyentes ficticios (Juan Español) para realizar pruebas sin acceder a datos reales. Por último, las pantallas de consulta también incluyen un recordatorio respecto de la obligatoriedad de la existencia de una resolución judicial que ampare las consultas.
La protección de los datos de carácter personal es aplicable, con mayor motivo si cabe, en los órganos judiciales pues el personal que en ellos presta servicio no puede alegar desconocimiento.
Así lo entiende también el legislador cuando reputa falta grave, tanto en el reglamento disciplinario del cuerpo de secretarios judiciales, como en el reglamento disciplinario de los cuerpos al servicio de la Administración de Justicia, la utilización indebida de claves informáticas.
Por tanto, las obligaciones de los usuarios del Punto Neutro Judicial son sencillas: realizar consultas ordenadas por resolución judicial; guardar bajo secreto los datos de usuario y contraseña facilitados para acceder a los diferentes servicios, sin comunicárselos a terceros; cumplimiento de las obligaciones propias del cargo. Con estas tres premisas, definidas de forma sencilla pero con un gran trasfondo legal y de responsabilidad, los usuarios del Punto Neutro Judicial no tendrán nunca que preocuparse por el trabajo que realicen.
1.4. Medidas de control y auditorías de seguridad. Realización de accesos indebidos. Consecuencias
En los Convenios de Colaboración se incluye, en ejecución de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, la realización de auditorías de seguridad. En cada uno de ellos se establecen unas medidas de control a realizar, bien por parte del Consejo, bien por parte de la Administración que cede los datos. Estas medidas consisten en la comprobación de la existencia de las resoluciones judiciales que amparan las consultas realizadas y en la comprobación de que se cumplen las obligaciones relativas a las normas de abstención para la tramitación o conocimiento de los asuntos.
Desafortunadamente, las auditorías de seguridad realizadas a través de los Secretarios de Gobierno todavía detectan la existencia de accesos indebidos.
Por ello, el Pleno del Consejo General del Poder Judicial aprobó, con fecha 26 de febrero de 2009, el protocolo de acciones a seguir ante la realización de accesos indebidos. El Ministerio de Justicia, tomando como referencia dicho protocolo, ha dictado una Instrucción de la que se ha dado traslado a los secretarios judiciales, con las medidas que se adoptarán en caso de que se detecte la realización de accesos indebidos.
Actualmente las auditorías de seguridad se vienen realizando con la colaboración de los Secretarios de Gobierno, que se encargan de solicitar de los órganos judiciales la justificación de la existencia de las resoluciones judiciales que acuerdan las consultas efectuadas. Algunos proceden a incoar los respectivos expedientes y comunican a las Administraciones Autonómicas o al Ministerio de Justicia, tanto en el caso de funcionarios como de secretarios judiciales, la realización de accesos indebidos para que se depuren responsabilidades.
Muchos Secretarios de Gobierno, en el ámbito de sus competencias, e incluso algunos Secretarios Coordinadores Provinciales, han dictado instrucciones, complementarias a las dictadas por el propio Consejo o por el Ministerio de Justicia, para el uso de los servicios del Punto Neutro Judicial.
1.5. Concienciación y formación
El Consejo General del Poder Judicial, los Secretarios de Gobierno y las Administraciones competentes vienen realizando campañas de concienciación para recordar a los usuarios sus obligaciones y las consecuencias que se derivan de realizar accesos indebidos. Se han incluido recordatorios en la revista e-Justicia y se han publicado en el portal del Punto Neutro Judicial las instrucciones y acuerdos adoptados por el Pleno del Consejo o por sus Comisiones.
Tanto los funcionarios de forma directa, como sus representantes (juntas de personal, sindicatos), solicitan del Consejo General del Poder Judicial la formación de los usuarios para utilizar los diferentes servicios.
En cuanto a la formación, en el Portal del Punto Neutro Judicial existen manuales de usuario de todos los servicios y se han publicado los datos del Centro de Atención a Usuarios del Consejo, que atiende durante diez horas al día cualquier consulta relacionada con el Punto Neutro Judicial y sus servicios.
Las consultas se han construido en entorno Web para facilitar su uso: únicamente requieren que se introduzca información en unos campos, de forma idéntica a como se rellena cualquier otro formulario de cualquier página accesible desde Internet. La formación necesaria para utilizar los servicios del Punto Neutro Judicial es prácticamente nula. Todo usuario que acceda a su cuenta de correo por Internet está en disposición de utilizar los servicios del Punto Neutro Judicial, pues ha demostrado que sabe manejar un navegador Web y ha tenido que completar, con antelación, un complejo formulario con diversos datos para que le fuese concedida una cuenta de correo electrónico.
1.6. Papel de los Secretarios de Gobierno en el fomento de uso del Punto Neutro Judicial
Los Secretarios de Gobierno desempeñan un papel primordial a la hora de fomentar el uso del Punto Neutro Judicial. Si, como decíamos antes, el artículo 454.5 de la Ley Orgánica del Poder Judicial encomienda a los secretarios judiciales la labor de promover el empleo de los medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación con que cuente la unidad donde prestan servicios, los Secretarios de Gobierno, además, como superiores jerárquicos, ostentan la dirección de los secretarios judiciales (art. 464.2 LOPJ) y tienen encomendada, entre sus competencias (art. 465 LOPJ), cursar circulares e instrucciones de servicio a los secretarios judiciales de su territorio, así como velar por el correcto cumplimiento de las que, a su vez, dirija el Ministerio de Justicia. Similar competencia tienen atribuida los Secretarios Coordinadores Provinciales.
Por tanto, la labor normativa desempeñada por el Consejo General del Poder Judicial y por el Ministerio de Justicia debe de ser complementada por la llevada a cabo por los Secretarios de Gobierno y los Secretarios Coordinadores.
En este caso, el Consejo General del Poder Judicial puede coadyuvar al cumplimiento de las normas, pero las medidas de ejecución y, llegado el caso, disciplinarias deben de ser adoptadas por los competentes.
1.7. Futuro del Punto Neutro Judicial Incorporación de nuevos servicios
En la actualidad se está trabajando con distintas Administraciones para incorporar nuevos servicios al Punto Neutro Judicial.
Agrupación de servicios
Otra de las peticiones que se recibe en el Consejo General del Poder Judicial es la unificación de las búsquedas patrimoniales en una única consulta. La disparidad de Administraciones que ofrecen información de este tipo dificulta el trabajo, aunque ya se está trabajando en este sentido. Lo primero que se ha logrado ha sido unificar cinco consultas para utilizar un único código de usuario y una contraseña para acceder a ellos. Agrupados bajo las siglas H.A.L. (Herramienta de Averiguación y Localización) suponen el primer paso hasta conseguir, utilizando la tecnología Single-Sign-On, la unificación de todas las consultas patrimoniales bajo un único servicio.Integración de los servicios en las aplicaciones de gestión procesal
Además, el Consejo está promoviendo entre las Administraciones con competencias en medios materiales, la integración de los servicios del Punto Neutro Judicial en las aplicaciones de gestión procesal, para optimizar las consultas y reducir el tiempo empleado en las búsquedas, atendiendo así a quejas recibidas por parte de algunos usuarios por tener que abandonar la aplicación de gestión procesal para acceder al Punto Neutro Judicial a través del navegador Web.Para ello, el Consejo colabora con los departamentos técnicos de las Administraciones en el desarrollo de Servicios Web para conectar los servicios del Punto Neutro Judicial con las aplicaciones de gestión y sus bases de datos, a fi n de integrar fácilmente el acceso a las consultas desde las pantallas de tramitación utilizando una tecnología moderna, rápida, fiable y segura.
1.8. ANEXO NORMATIVO. Instrucciones y acuerdos del Consejo General del Poder Judicial relativos a la utilización del Punto Neutro Judicial
a) Instrucción del Pleno del CGPJ n.º. 2 / 2003, de 26 de Febrero, (BOE nº 59 de 10 de Marzo de 2003): Código de conducta para usuarios de equipos informáticos al servicio de la Administración de Justicia.
b) Acuerdo de la Comisión de Informática Judicial, de 29 de marzo de 2007, que aprueba el protocolo para la gestión de los usuarios del Punto Neutro Judicial.
c) Acuerdo de la Comisión de Modernización e Informática, de 9 de junio de 2008, sobre funcionarios y el PNJ
d) Acuerdo del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, de 26 de febrero de 2009, que aprueba el protocolo a seguir ante la realización de consultas indebidas a través del Punto Neutro Judicial.
e) Acuerdo de 26 de marzo de 2009, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que se modifica el Reglamento 1/2005, de 15 de septiembre, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales.
2. LEXNET. PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN EN EL JUZGADO. CAMBIO EN LOS HÁBITOS DE TRABAJO DE LA OFICINA JUDICIAL
2.1. Horario aconsejable de envío de notificaciones Vía Lexnet
En la práctica diaria el actual sistema de remisión de notificaciones Lexnet en horario de 8.30 a 10.30 no creemos que plantee una mejora sustancial en el trabajo del Procurador a la hora de la organización de su trabajo, y sobre todo teniendo en cuenta que la mayor parte del desempeño de la tarea de este profesional se realiza en horario de tarde.
Sin embargo sí resulta más complicado para el funcionario el estar obligado a remitir las resoluciones telemáticamente en dicha franja horaria por los problemas que pueden generarle la firma diaria por parte de Juez y Secretario y en la organización de su trabajo.
Por tanto pensamos que debe entrar cuanto antes en vigor el horario legal de notificaciones en la franja horaria de 9 a 15 (con la salvedad comentada en el apartado 2.6 del presente documento), ateniéndonos a lo establecido en el Real Decreto 84/2007 en el que se establece claramente, en su articulo 6.1., que en ningún caso el uso de Lexnet implicará la alteración de lo establecido en las leyes sobre el tiempo hábil para las actuaciones procesales.
Así lo refrenda igualmente el apartado IV.2 de la Instrucción 1/2008 de 21 de julio de la Secretaría de Gobierno del TSJ de la Región de Murcia en el que se establece que “Los actos de comunicación telemáticos se remitirán desde las oficinas judiciales al servicio de notificaciones del Colegio de Procuradores entre las 9:00 y las 15:00 horas de todos los días hábiles procesales”.
Todo ello sin perjuicio de tener en cuenta que Lexnet es un sistema telemático que se encuentra operativo 24/7 (24 horas, 7 días a la semana) por lo que su utilización en cualquier horario no alterará en ningún caso, como decimos, los cómputos legales.
Todas las notificaciones que se realicen fuera del horario “legal”, de 9 a 15 horas, deben tomar como referencia la siguiente franja de horario legal para el cómputo de la fecha de notificación.
Independientemente de todo lo anteriormente expuesto ha de hacerse constar que el artículo 182.2 de la Ley Orgánica del Poder Judicial establece que “son horas hábiles desde las 8 de la mañana a las 8 de la tarde, salvo que la Ley disponga lo contrario”. Y ha de hacerse mención a ello toda vez que en algunas Comunidades Autónomas se ha tomado como referencia esa franja horaria, y ello debe ser la tendencia que se debe seguir para hacer de Lexnet un producto flexible y eficiente en su uso.
2.2. Firma de resoluciones por el Juez y Secretario
En la práctica diaria se ha observado que por razones de diversa índole en algunos órganos judiciales no se procede a la firma de resoluciones por parte de Juez y Secretario diariamente.
Tras la implantación del sistema de notificaciones Lexnet esa práctica se convierte en una necesidad toda vez que no se puede realizar el envío telemático al profesional correspondiente de las resoluciones si éstas no se encuentran debidamente firmadas por la superioridad, quedando por tanto las notificaciones pendientes en la bandeja de NOTIFICACIÓN MÚLTIPLE. Si no se procede al envío diario, dicha bandeja se llena en poco tiempo de notificaciones pendientes lo cual hace más trabajoso la localización de las que se pretenden remitir con el consiguiente costo de tiempo en el trabajo de la oficina judicial.
Por otra parte se considera también muy aconsejable la firma de resoluciones de forma conjunta por Juez y Secretario y al final de la mañana, ya que ello facilitaría el envío a la mañana del día siguiente de todas las resoluciones acortando el tiempo de notificaciones vía Lexnet.
En apoyo de la tesis de la necesidad de firma diaria por parte de Juez y Secretario se suma igualmente la cuestión de la lentitud informática en el envío de las notificaciones pendientes, que en el caso de que sean las correspondientes a dos o más días enlentece muchísimo dicho proceso.
En algunos Juzgados se ha podido realizar la oportuna intervención informática con el fin de que se pueda seguir trabajando en el SGP Minerva mientras se realiza dicho envío de notificaciones a través de Lexnet. Sin embargo en muchos Juzgados no ha podido evitarse la producción continua de ventanas emergentes por parte de Lexnet toda vez que el sistema operativo Windows no llevaba incorporado el Service Pack 2, el cual permite la eliminación de dichas ventanas emergentes. Así pues el proceso de envío telemático de notificaciones puede ser excesivamente complejo si no se realiza esa firma diaria por parte de Juez y Secretario.
2.3. ¿Quién se encarga de realizar las notificaciones Vía Lexnet?Cada órgano judicial ha establecido unas pautas de trabajo para el envío de las notificaciones, sin embargo se ha podido comprobar que en los órganos en que dicha tarea se ha encomendado a un solo funcionario (e incluso en algún Juzgado donde se han encargado a dos funcionarios) han surgido problemas de diversa índole que han hecho inviable el envío de las notificaciones en algún día concreto. Dichos problemas no se han reproducido en los órganos judiciales donde cada funcionario se ha responsabilizado de la generación, firma y envío de sus notificaciones y posterior organización de su carpeta de acuses de recibo.
Es por tanto esta última forma de trabajo la que entendemos como más operativa y rentable, laboralmente hablando, a la hora de realizar el control de las notificaciones.
Cuestión bien distinta es la planteada en algún Juzgado donde se ha establecido un turno rotario para el envío masivo de notificaciones en el que cada semana un funcionario se encarga a primera hora de la mañana de remitir todas las notificaciones que se habían generado el día anterior y habían sido firmadas por Juez y Secretario al final de la mañana, no generándose ninguna nueva hasta las 9 de la mañana. Este sería el escenario ideal toda vez que no hay que buscar ni seleccionar ninguna notificación sino hacer una selección y envío de forma masiva, lo cual ahorra mucho tiempo al órgano judicial.
2.4. Necesidad de impresión de acuses de recibo
Este punto es uno de los más controvertidos y objeto de debate entre los funcionarios.
Por una parte existe la postura que defiende la necesidad de imprimir todos los acuses de recibo toda vez que cuando se quiere consultar cualquier procedimiento por parte de los profesionales éstos deben tener acceso a toda la información incluidas las fechas de notificaciones y consiguiente cómputo de plazos. En igual sentido se alega en defensa de esta tesis el hecho de que al elevar los autos a otro órgano a virtud de recurso deben quedar constancia de todas las notificaciones realizadas.
Por otra parte se defiende la postura de la no impresión de acuses toda vez que el objeto final de la incorporación de la informática a la oficina judicial ha de ser el ahorro de tiempo, trabajo y papel, pues de otra manera se estaría desvirtuando dicho concepto.
En el anteriormente citado Real Decreto 84/2007 se establece en su artículo 6.4 que todos los documentos procesales transmitidos por medios telemáticos se eliminarán a los 30 días “salvo los resguardos electrónicos acreditativos de la transmisión”. Queda claro que los acuses generados permanecen a disposición de los usuarios del sistema para su consulta e impresión en cualquier momento en que se considere necesario.
La postura intermedia defiende la no necesidad de impresión de acuses de recibo excepto de aquellos que se consideren imprescindibles como p.e. las resoluciones que tengan por precluído un plazo o pongan fin a un procedimiento.
Creemos que es esta última opción, una vez analizados los inconvenientes y ventajas que supondría la adopción de uno u otro sistema, la que consideramos como más rentable para el trabajo de la oficina judicial, debiendo ceñirse por tanto a la impresión de acuses de recibo que pongan fin al procedimiento o se tenga por precluído un plazo.
2.5. Gestión de altas y bajas en las bases de datos de profesionales
Con el fin de agilizar y securizar la gestión y control de altas y bajas en las bases de datos de los profesionales se considera imprescindible centralizar en un órgano dicha gestión.
El itinerario más idóneo podría ser a través de la Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia, Departamento de Informática, que a su vez cursaría la orden al Decanato de cada localidad para modificar la correspondiente Base de Datos del profesional.
En todo caso se considera evidente que no debe poder realizarse dicha modificación desde cada órgano judicial toda vez que generaría, como hasta ahora ha venido sucediendo, una multiplicidad de códigos erróneos que impiden la notificación vía Lexnet. Es por ello que esta gestión de base de datos debe quedar centralizada.
En el caso de los Abogados ha de tenerse en cuenta que este profesional puede actuar en cualquier parte del territorio nacional, con lo cual entendemos que la gestión de su alta y baja debe realizarse desde un órgano central en Madrid.
2.6. Control de plazos
Este es uno de los apartados en donde Lexnet supone una agilización y mejora sustancial en el trabajo diario de la oficina judicial. En el mismo momento en que la notificación se ha realizado telemáticamente ya podemos controlar los plazos que generen dicha notificación y que dará lugar en su vencimiento a una nueva actuación por parte del órgano judicial.
El Artículo 151.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece que “Los actos de comunicación a la Abogacía del Estado, al Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social y al Ministerio Fiscal, así como los que se practiquen a través de los servicios de notificaciones organizados por los Colegios de Procuradores, se tendrán por realizados el día siguiente a la fecha de recepción que conste en la diligencia o en el resguardo acreditativo de su recepción cuando el acto de comunicación se haya efectuado por los medios y con los requisitos que establece el apartado 1 del artículo 162 de esta Ley”.
Sin embargo y dada la naturaleza de la notificación telemática puede generarse cierta inseguridad en el horario de reparto de la notificación al Procurador, de tal manera que aunque el funcionario remita la notificación a una hora cercana a las 15 horas al Procurador le llegue con posterioridad a la misma, de esta manera se entendería hecha la notificación no al día siguiente del envío sino a los dos días. Es por ello que como apostilla del apartado 2.1 sobre horario aconsejable de notificaciones pensamos que en salvaguarda de fiabilidad del cómputo de plazos por parte del funcionario se procure realizar el envío de notificaciones vía Lexnet no más tarde de las 14 horas.
2.7. ¿Qué resoluciones han de notificarse Vía Lexnet?
Absolutamente todas las resoluciones deben ser objeto de notificación telemática.
En el caso de resoluciones con documentos adjuntos que sean necesariamente originales (como mandamientos y oficios) se notificarán por la vía telemática haciéndose constar en las mismas que los despachos pueden recogerlos en el correspondiente Salón de Notificaciones en las poblaciones donde los haya, y en caso contrario en la Secretaría del Juzgado. En este último caso la fecha de inicio de cómputo de plazos contará en el momento en que se recoge la correspondiente documentación en el Salón de Notificaciones o en la Secretaría del Juzgado.
2.8. Diferencias en el uso de Lexnet en función de las distintas jurisdicciones
Es evidente que Lexnet no cumple su objetivo en todas las jurisdicciones por igual, siendo en los Juzgados de Primera Instancia donde el volumen de notificaciones es muy alto toda vez que en la gran mayoría de los procedimientos hay Procuradores personados.
En la jurisdicción contenciosa también resulta especialmente beneficiosa la implantación del aplicativo Lexnet toda vez que en gran parte de los asuntos está personado el Abogado del Estado, al cual se le puede notificar igualmente de forma telemática.
Sin embargo en la jurisdicción penal y laboral el efecto no es tan grande debido a que los colectivos de abogados y graduados sociales no se encuentran obligados a utilizar el aplicativo. A ello se le añade el problema de que los abogados y graduados sociales que están dados de alta en Lexnet tienen 3 días para abrir la notificación remitida de forma telemática, si el profesional no apertura dicha notificación se entiende que la comunicación ha sido intentada sin efecto y se le notifica en vía papel. Ello supone una mayor carga de trabajo para el órgano judicial que después de varios intentos negativos con el mismo profesional decide realizar desde su inicio la notificación de las subsiguientes resoluciones en vía papel.
Entendemos que la dirección de la obligación ha de ser la contraria, es decir, si el profesional no obligado no procede a la apertura de la notificación debe dársele por notificado y comenzar el cómputo de plazos en la forma establecida en la ley procesal. Y en este sentido se manifiesta la nueva redacción del artículo 162 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, la cual entrará en vigor en el plazo de 6 meses.
3. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN ADJUNTARSE A LAS RESOLUCIONES QUE SE NOTIFICAN VÍA LEXNET
3.1. Documentos externos (presentados en papel por profesionales y peritos).- Uso eficiente de los scanners. Posibilidad de especialización en su uso por parte de un solo funcionario de la oficina
A raíz de la implantación del aplicativo Lexnet los documentos que llegan a la oficina judicial para su unión al procedimiento pueden ser incorporados al SGP Minerva para su traslado a las partes. Aproximadamente un 50% de las notificaciones que se realizan en los Juzgados (sobre todo en los de Primera Instancia) llevan adjunto uno o varios documentos, por tanto el scanner se ha convertido en un periférico esencial en el trabajo diario de los órganos judiciales.
En algunos Juzgados se ha planteado la posibilidad de especializar a uno o dos funcionarios en el uso del scanner a fi n de obtener el mayor rendimiento posible de dicho periférico. Concretamente en un Juzgado se ha encargado dicha tarea al Agente Judicial que, descargado de otra función junto con la de las notificaciones vía papel a consecuencia de la implantación de Lexnet, dedica un parcela horaria únicamente al escaneo e incorporación a cada procedimiento en Minerva de los documentos que le suministran los funcionarios judiciales.
En otro caso el Agente Judicial escaneaba las diligencias que previamente había realizado en la calle e incluso los acuses de recibo que le habían llegado por correo (positivos o negativos). Con ello no se está sugiriendo ni mucho menos que deba ser impositivamente el Agente Judicial el que deba realizar esa tarea sino que la asunción de dicho trabajo por un solo funcionario (que incluso puede ser realizado por todos los funcionarios de la oficina judicial de forma rotatoria) aumenta el rendimiento del scanner y facilita la labor del resto de los compañeros que no tienen que estar pendientes de que el periférico se quede libre para su utilización.
Igualmente se ha comprobado que es importante a la hora del escaneo que se realice una buena descripción del documento que se incorpora al Minerva para su posterior traslado a las partes, sobre todo en el caso de que sean varios los documentos que se incorporan en un solo escaneo. Ello nos facilitará muy mucho la labor de localización de dicho documento en los Acontecimientos Anteriores del procedimiento en el SGP Minerva.
Igualmente ha de hacerse constar que actualmente a través del programa CutePDF se pueden escanear a la vez gran cantidad de documentos pertenecientes a procedimientos distintos y después asignarlos a cada procedimiento desde Minerva en la opción ADJUNTAR DOCUMENTOS, con lo que nos ahorramos el tiempo de llevar cada documento de cada procedimiento al scanner.
3.2. Documentos internos (Punto Neutro Judicial).- Compatibilidades de ficheros – problemas observados en la transformación a ficheros pdf para su incorporación a Minerva y posterior notificación Vía Lexnet
Actualmente gran parte de la información patrimonial que se incorpora a los expedientes judiciales llegan a través del llamado Punto Neutro Judicial.
Los ficheros que se pueden generar para guardar dicha información en los ordenadores del Juzgado lo hacen en formato PDF. Se ha podido comprobar que la incorporación de dichos documentos a cada procedimiento en Minerva resulta fallida toda vez que en ese paso de incorporación los documentos quedan totalmente alterados en su formato, por lo cual resulta inviable hoy por hoy dicha incorporación al procedimiento.
Alternativamente lo más recomendable es la impresión y escaneo de dichos documentos. Esto es aún más necesario en el caso de la Vida Laboral toda vez que si se intenta la incorporación directa se generaría un fichero por cada hoja lo que supondría una enorme fila de documentos escaneados en el procedimiento.
Sería altamente rentable que por las distintas administraciones se alcanzara un acuerdo por el que se compatibilizaran los formatos de archivo para su flujo informático e incluso se llegara a lograr que las consultas e incorporaciones a los distintos procesos judiciales se pudieran realizar desde el propio SGP Minerva. El ahorro de trabajo sería grandísimo.
3.3. Documentos aportados “in situ” en la sede del juzgado en declaraciones de las partes o testigos/peritos
Hay algunos documentos que, por sus características, hacen muy difícil e incluso imposible el escaneo. Nos estamos refiriendo por ejemplo a los planos que por su gran tamaño hacen inviable su escaneo. En estos casos sería muy útil la aportación al Juzgado por parte del Perito, junto con el original, del documento en formato digital (PDF, RTF o ZIP) a través de cualquier soporte informático (lápiz de memoria, CD, DVD) que nos permitiera su incorporación al SGP y su posterior traslado a las partes por vía Lexnet.
De igual manera se puede solicitar a través de los distintos colegios de Peritos que la aportación de los informes periciales a los órganos judiciales se realicen en papel (el original) así como en formato digital (en los formatos anteriormente citados que son los que admite Minerva) con el fin de evitar un escaneo (en bastantes casos engorroso y pesado por el número de hojas de que consta el informe pericial) que resta tiempo a la labor de los Juzgados.
Para el Perito no supondría esfuerzo suplementario alguno ya que ellos realizan sus informes en soporte informático.
4. CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN EL ENTORNO LEXNET DE CARPETAS DE CONTROL DE NOTIFICACIONES REALIZADAS
Una vez realizada la notificación en vía telemática el aplicativo Lexnet de forma automática mueve las notificaciones hechas a la bandeja de ACUSES DE RECIBO que es común para todo el órgano judicial. Dicha bandeja se llena en poco tiempo con un número muy alto de acuses debido al movimiento de notificaciones diarias que se realizan en los Juzgados.
Cabe la posibilidad de crear diferentes subcarpetas dimanantes de esa carpeta genérica con el fin de tener mejor organizados y localizables los acuses de recibo generados por el órgano judicial.
En algunos Juzgados dichas subcarpetas se han realizado con el nombre de las distintas clases de procedimientos, en otros con “Terminados en 0, 1 etc.”, y en la gran mayoría con el nombre de cada funcionario.
Sin embargo algún Juzgado ha optado por no crear subcarpetas toda vez que no ven necesidad en ello, bien porque no proceden a la impresión regular de acuses de recibo o bien porque dicho control e impresión de acuses de recibo lo realizan en Minerva. Al igual que en Lexnet es posible imprimir varios acuses de recibo de varios procesos distintos a través del SGP Minerva sin necesidad de estar teniendo que entrar en cada procedimiento para su impresión.
Realmente no supone una tarea suplementaria excesiva el que cada funcionario mueva los acuses de recibo a su carpeta y a cambio tiene la opción de recurrir a dicha carpeta para la gestión de acuses en caso de no poder realizarlo en Minerva por cualquier causa. Crear subcarpetas es lo más eficiente a nivel informático y reduce el tiempo de espera a la hora de consultas e impresión de acuses.
5. PROTOCOLO DE ACTUACIÓN EN CASO EVENTUAL DE CAÍDA DEL SISTEMA LEXNET QUE IMPOSIBILITE LA NOTIFICACIÓN LEXNET DE FORMA TEMPORAL
5.1. Formas de confirmación de notificaciones realizadas en medio de una caída del sistema
No es excepcional (al menos de momento y esperamos que cada vez lo sea más) que se produzca una caída del aplicativo Lexnet que impida puntualmente el envío de notificaciones de forma telemática. Si ello ocurre el órgano judicial puede realizar dichas notificaciones al día siguiente sin que ello altere de forma dramática la labor del Juzgado.
Sin embargo dicha caída del sistema Lexnet sí podría producir una desorientación e inseguridad en la finalización del acto de la notificación si la misma ocurre durante el proceso de envío. A tal fin el funcionario debe comprobar en la carpeta de Acuses de Recibo que existe esa notificación realizada, en caso contrario deberá volver a remitirla al día siguiente, y caso de que no aparezca como pendiente de envío deberá volver a generarla desde Minerva.
Igualmente el Colegio de Procuradores, en caso de persistencia de la duda, podrá ratificar si la notificación ha sido realizada mediante comprobación en su bandeja de entrada.
5.2. Posibles formas de comunicación inmediata de la caída del sistema a los profesionales para su conocimiento y efectos
La de las consecuencias que genera, sobre todo en los profesionales, la caída del sistema Lexnet o un acceso desesperantemente lento hacen aconsejable que dicha situación llegue a conocimiento de los mismos de la manera más rápida posible para evitar episodios de confusión y frustración. Una comunicación rápida y fluida a través del TSJ a los Colegios profesionales, y de éstos a sus colegiados evitaría muchos problemas a éstos. Igualmente dicha comunicación ágil a los Juzgados les ahorraría un tiempo valioso en la espera de que las notificaciones se realicen cuando realmente deberán proceder a su envío al día siguiente.
Para ello se propone la creación de una lista de contactos con todos los órganos judiciales, colegios profesionales y organismos adscritos, a través de la cual se pusiera en conocimiento inmediato del hecho motivador de la imposibilidad de acceso al aplicativo Lexnet. Ello evitaría mucha pérdida de tiempo por parte de los usuarios con la consiguiente frustración que ello genera.
Igualmente y para el caso de que deba acreditarse la imposibilidad de envío o recepción de notificaciones se podrá admitir la certificación que se expide en la pagina web https://195.53.212.205/infoLexnet/ y que se realiza en caso de caída total del sistema durante todo el día.
5.3. Recursos que los profesionales pueden plantear ante una notificación no realizada y manera de acreditar dicha situación ante el juzgado
Una simple comunicación por escrito al órgano judicial acompañada del correspondiente justificante de caída o, en su caso, de la certificación expedida por el Colegio profesional de no recepción de la notificación, deben bastar al órgano judicial para resolver la cuestión planteada.
En caso de denegación deberán interponerse los correspondientes recursos ordinarios (de reposición, etc) contra las resoluciones de los juzgados y tribunales.
6. PROBLEMAS QUE PRESENTA LA NOTIFICACIÓN POR LEXNET A PROFESIONALES DISTINTOS DE PROCURADOR
6.1. Tres días para la verificación de lectura
El uso del aplicativo Lexnet es de obligado cumplimiento para Secretarios, funcionarios de la administración de Justicia y Procuradores. Sin embargo el resto de los colectivos profesionales que se relacionan de manera habitual con los órganos judiciales, abogados y graduados sociales, no se encuentran vinculados legalmente, por lo que su implicación es totalmente voluntaria.
Habiéndose modificado el artículo 162 de la Ley de Enjuiciamiento Civil por el que se entiende hecha la notificación al tercer día si el profesional no obligado no procede a la apertura de la notificación realizada en Vía Lexnet entendemos que únicamente quedaría la labor de alcanzar un acuerdo de compromiso con los colegios profesionales para que el profesional vinculado abra las notificaciones de forma diaria tal y como ya existe con la Abogacía de Estado.
6.2. Creación de un “directorio Lexnet” de profesionales no obligados para conocer en cada momento quien puede ser notificado por esta vía.
Actualmente puede consultarse si algún profesional no obligado está dado de alta en el sistema Lexnet desde la opción NOTIFICACIÓN de la pantalla principal del aplicativo. Sin embargo la máscara de selección que ha de completarse (y que consta de 2 pantallas) hacen dicho proceso de búsqueda algo lento y farragoso. Es por ello que se ha reclamado que el acceso a esa base de datos sea inmediato y sencillo, toda vez que la misma puede ser objeto de frecuentes altas y bajas de profesionales que hagan inviable la notificación tele mática.
6.3. Comunicación del profesional por escrito al juzgado en cada procedimiento
En evitación de esa consulta continua a la base de datos de profesionales no obligados en el sistema Lexnet debería articularse, junto con el compromiso de uso diario, la obligación de que dichos profesionales pongan en conocimiento de los órganos judiciales en cada escrito que presenten, su incorporación y petición de ser notificado en vía telemática. Ello ahorraría muchas consultas a las correspondientes bases de datos y es por ello que debería incluirse dichos requisitos en el acuerdo a alcanzar con los colegios profesionales de tal manera que, por omisión, de no cumplimentarlos debidamente no se realizaría por el Juzgado la notificación telemática sino en vía papel.
Desde este foro se propone el establecimiento por parte del Ministerio de Justicia de los mecanismos correspondientes a fin de que se proceda a la integración plena de los aplicativos Lexnet y Minerva y centralizar, entre otras cuestiones, las altas y las bajas de los profesionales no obligados.
7. ¿QUÉ ESPERAMOS LOS FUNCIONARIOS DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA INCORPORACIÓN A SU TAREA COTIDIANA?
7.1. Acceso telemático por los profesionales al expediente digital
Es este apartado uno de los más demandados por parte de funcionarios y profesionales al unísono. Los certificados digitales permiten hoy día que solamente el profesional personado y legitimado pueda hacer consulta telemática de los autos. Evitaría desplazamientos por parte del profesional y pérdida de tiempo por parte del funcionario en la búsqueda de los expedientes. Grandísima parte del tiempo del funcionario está dedicada a esta labor.Hoy en día es posible digitalizar los expedientes judiciales completándolos con el escaneo de aquellos documentos que no hubiesen sido generados por el SGP Minerva.
Sería una muy rentable labor de organización judicial en la Nueva Oficina Judicial dedicar una unidad de apoyo a la labor de escaneo e incorporación a los procedimientos de los documentos externos al proceso.
Dicho escenario final e ideal podría alcanzarse después de varias fases de implantación, la primera de ellas podría ser la mera consulta del estado actual del expediente en base a la extracción de un numero mínimo de datos que actualmente ya posee el SGP Minerva.
7.2. Firma digital
El hecho de que las resoluciones pudieran ser firmadas digitalmente por parte de Jueces y Secretarios culminaría el proceso de incorporación a las nuevas tecnologías por parte de la Administración de Justicia, y ahorraría igualmente gran cantidad de tiempo, trabajo y papel en la tramitación de los procedimientos.
7.3. Convenios con distintos organismos públicos
La fi rma de convenios con distintos estamentos públicos igualmente agilizaría la labor de tramitación del proceso judicial en sus distintas fases de instrucción, ejecución, averiguación patrimonial, etc., de tal manera que por medio de firma digital pudieran evitarse muchísima producción de papel y generar un gran ahorro de tiempo en la labor judicial.Entre ellos podríamos reseñar Policía Nacional, Guardia Civil y Policía Local, (p.e. para la remisión de atestados) Notarios, Registradores de la Propiedad, Registros de Bienes Muebles, Jefaturas Provinciales de Tráfico, Delegaciones de Hacienda, Registros Mercantiles, Centros Penitenciarios y Ayuntamientos.
Igualmente debería integrarse dicha aplicación con Minerva a fin de que toda la información se volcara directamente sobre dicho SGP y facilitar su tramitación.
El uso de Lexnet podría llevarse a un gran rendimiento en su uso si lo pudiéramos utilizar como herramienta de extracción inmediata de información de los operadores anteriormente indicados a modo de ejemplo.
7.4. Posibles mejoras en Lexnet
1. NOTIFICACIÓN POR USUARIO
Se ha demandado mucho la inclusión de una bandeja de NOTIFICACIÓN POR USUARIO a fi n de que todas las notificaciones generadas por un funcionario estén recogidas en una carpeta independiente sin necesidad de tener que estar buscando en una carpeta común de todo el Juzgado que hace más lento el proceso de selección y envío de notificaciones.2. CÓMPUTO DE PLAZOS AUTOMÁTICO Y RESOLUCIONES DEFINITIVAS
Igualmente se ha demandado que una vez se haya producido la notificación telemática el programa de forma automática realice dos tareas en Minerva:
1. Actualice la agenda del Juzgado a fi n de que el día en que se vence el plazo, en su caso, se advierta al usuario de tal circunstancia, para ello Minerva activaría esa opción sólo en las resoluciones que conlleven plazo.
2. Transforme en definitivas las resoluciones notificadas telemáticamente. Ello evitaría la alteración involuntaria por parte del funcionario de las resoluciones notificadas.3. ÚNICO ENVÍO DE NOTIFICACIÓN POR CADA PROCEDIMIENTO Y NO POR CADA PROCURADOR
Entendemos que sería altamente rentable a nivel de rapidez en el envío de las notificaciones que las mismas se realizaran por procedimiento un único envío hacia el servidor central, y desde allí se remitieran las notificaciones a cada Procurador, ello evitaría la saturación, control de antivirus innecesario, etc. etc., todo lo cual redundaría en un envío masivo bastante ágil, y no como en la actualidad en que se nota una lentitud bastante grande, sobre todo en los Juzgados con bastantes Procuradores personados en cada procedimiento, es decir, Juzgados Mercantiles y de Primera Instancia mayormente.4. GUÍA FÁCIL DE USO PUBLICADA EN PÁGINA WEB DEL TSJ
Tanto del aplicativo Lexnet como del SGP Minerva, o cualquier otro que se implante en la Administración de Justicia, se van produciendo actualizaciones y nuevas y más eficaces formas de uso. Es totalmente inviable hacer llegar a los funcionarios y profesionales toda la nueva información que se va generando al respecto para tenerlos actualizados. Es por ello que se considera como la solución más adecuada para el acceso a una guía rápida permanentemente actualizada su inclusión en la página web del Tribunal Superior de Justicia de la Región de Murcia. Por medio de algo tan sencillo como un acceso directo en el escritorio de todos los ordenadores de la Región cualquier funcionario puede tener información constante y actualizada de las mejoras que se produzcan en cualquier aplicativo para su optima utilización.
7.5. Acceso a información entre órganos judiciales en todo el territorio nacional
Todos conocemos la necesidad perentoria que la Administración de Justicia tiene de tener conectada entre sí a todos los órganos judiciales a los efectos de poder consultar cualquier expediente (siempre desde el perfil de Secretario Judicial) y con el fin de completar de manera rápida y muy eficaz la tramitación de autos.
El acceso a bases de datos interconectadas en todo el territorio nacional es una aspiración legítima que hoy en día es posible técnicamente hablando y que redundaría en una Justicia ágil.
Uno de los aspectos donde repercutiría muy positivamente sería en el de la posibilidad de exhortarse entre Juzgados sin necesidad de papel ni correo.
Únicamente con la utilización de firma digital y scanner se alcanzaría un enorme grado de rapidez en la tramitación de expedientes judiciales.
Es exigible que en el mayor breve plazo posible el Ministerio de Justicia ofrezca la posibilidad de remitir exhortos entre Juzgados dentro de su ámbito de competencia, y a medio-largo plazo ampliar dicha posibilidad al resto de Administraciones.
7.6. Relación y acceso a datos con otros operadores
Una opción que agilizaría en gran medida el registro de asuntos en los Juzgados sería la conexión informática con la oficina de DNI, de tal manera que con sólo introducir en el SGP Minerva el dato del número del DNI o NIE aparecieran todos los datos de filiación del interviniente registrado, con el consiguiente ahorro de tiempo que ello conllevaría.
Igualmente el acceso a los datos que consten en Instituciones Penitenciarias nos permitiría conocer desde los Juzgados si un procesado está en prisión y en cual prisión se encuentra internado en cada momento, evitando la expedición permanente de oficios vía correo con los distintos Centros Penitenciarios y el retraso en la tramitación de asuntos en el orden jurisdicción penal que por su naturaleza son en ocasiones objeto de alarma social.
8. ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO QUE SIRVA DE BASE PARA UNA INSTRUCCIÓN SOBRE USO EFICIENTE DE LEXNET Y PNJ POR PARTE DEL TSJ
Desde este foro se ha pretendido aportar una serie de reflexiones al amparo de la experiencia que genera el hecho de encontrarse trabajando en el día a día en los diferentes órganos judiciales.
Creemos que desde su correcta interpretación puede realizarse una Instrucción por parte del TSJ de la Región de Murcia que suponga una evidente mejora en la vida laboral de la Administración de Justicia y consecuentemente en la atención al justiciable.
Tras la presentación del presente documento en el correspondiente foro de discusión (Águilas, 18 y 19 de noviembre) se podrá hacer efectiva la elaboración de ese documento base que pueda hacer realidad esa Instrucción que actualice la ya realizada por el TSJ en fecha 21 de julio de 2008. De su lectura se concluye un marcado tono generalista (propio de una instrucción de ese organismo) y obligadamente legalista. Sin embargo desde este foro pensamos que dicha instrucción no debe ser objeto de modificación sino de complementación con las propuestas pragmáticas que se están planteando, y al amparo de ellas realizar un anexo con los puntos recogidos de forma sumaria en el apartado 9 del presente documento.
9. CONCLUSIONES
Dada la naturaleza de los aplicativos Lexnet y Punto Neutro Judicial hemos intentado realizar una propuesta coherente, minuciosa y eminentemente pragmática a fi n de rentabilizar el uso de las dos herramientas informáticas de trabajo que dan título a nuestro foro.
Nuestras propuestas pueden concretarse en los siguientes puntos:
1. Utilización eficiente y racional del Punto Neutro Judicial.
- Consultas acordadas exclusivamente en resolución judicial, con excepción de la Unidad de Subastas y Desahucios respecto de la averiguación de domicilio.
- Necesidad de incorporación de nuevos servicios con el objetivo de eliminar definitivamente los oficios de la Oficina Judicial.
- Unificación de la averiguación patrimonial en una sola búsqueda.
- Integración en el Sistema de Gestión Procesal de la búsqueda e incorporación inmediata al mismo de los resultados, ello ahorraría tiempo, trabajo y accesos indebidos.
- Acceso a la información contenida en los Registros Civiles.
- No limitar el acceso a la averiguación patrimonial sino también a los intercambios de documentación (Fogasa e Instituciones Penitenciarias, etc.).2. Actuación en el Juzgado en el uso del aplicativo Lexnet.
- Horario de notificaciones: de 9 a 15 horas.
- Firma diaria de expedientes por parte de Juez y Secretario.
- Gestión individual por cada funcionario del envío de notificaciones.
- Impresión de acuses de recibo limitada a resoluciones muy concretas.
- Gestión de altas y bajas de profesionales desde órgano centralizado.
- Obligación de notificar el 100% de las resoluciones a Procuradores.
- Convenio con colectivos no obligados para apertura diaria de Lexnet y obligación de comunicación al órgano judicial correspondiente de su deseo de ser notificado en dicha vía.3. Tratamiento de la documentación externa a fi n de ser incorporada al Sistema de Gestión Procesal Minerva para su posterior notificación Vía Lexnet. Uso eficiente del scanner.
- Escaneo de todos los documentos externos al expediente judicial.
- Necesidad de compatibilidad de ficheros entre administraciones.
- Incorporación de documentación pericial por medio de lápiz de memoria.4. Actuación en caso de caída del aplicativo Lexnet.
- Verificación por parte del funcionario de la realización del envío.
- Comunicación inmediata del estado de caída o lentitud del aplicativo
a todos los afectados (Órganos Judiciales, profesionales, etc.).
- Notificación por parte del profesional de la no recepción de la notificación.5. Necesidades de futuro en la incorporación a las nuevas tecnologías.
- Acceso telemático por los profesionales al expediente digital.
- Firma digital de resoluciones por Juez y Secretario.
- Convenios con distintos organismos para intercambio de información.
- Mejoras en Lexnet: Notificación por usuario. Control automático de plazos. Guía de uso alojada en página web.
- Acceso a información entre órganos judiciales en todo el territorio nacional.
- Remisión de exhortos por vía telemática.
- Relación y acceso a datos con otros operadores (Oficina del DNI, Instituciones Penitenciarias).Independientemente de esta propuesta, como hemos dicho de carácter marcadamente detallista y pragmática, cabe igualmente plantear otra cuestión objeto de reflexión más generalista en la incorporación de las nuevas tecnologías por parte de la Administración de Justicia.
En concreto se considera muy necesaria la incorporación del profesional informático al organigrama laboral de la administración de justicia. Es evidente que la mayoría de los funcionarios tienen una mínima, y en algunas ocasiones nula, preparación para una utilización avanzada de las herramientas informáticas que rentabilizarían en grado sumo la gestión procesal de los asuntos judiciales. Es por ello que cada vez más resulta imprescindible esa figura de apoyo continuo a los funcionarios que muchas veces se encuentran desamparados ante la cantidad de problemas (la mayoría muy fáciles de resolver para el profesional informático) que presentan los distintos programas.
Y esta propuesta se encuentra aún más avalada si tenemos en cuenta que en el horizonte se avecina una avalancha de aplicativos informáticos que están encargados de hacer realidad la plena incorporación a las nuevas tecnologías por parte de la administración de justicia en su genuina aspiración de convertirse en un ente dinámico y eficaz.
Esta incorporación será mucho más lenta y llena de problemas si no viene acompañada de un apoyo inmediato, personalizado y cercano. La experiencia ha demostrado que la búsqueda de soluciones vía CAU ha derivado en una cantidad de problemas y tardanza que al final ha degenerado, en muchas ocasiones, en desechar esa vía por parte del funcionario como solución rápida y eficaz.
Un profesional informático por cada número mínimo de órganos judiciales dotaría a la oficina judicial de un suporte imprescindible para una utilización altamente rentable y eficaz de los aplicativos en uso y los que se avecinan en el horizonte.
Corrobora igualmente esta propuesta la experiencia altamente positiva que ha supuesto la implantación del aplicativo Lexnet con apoyo y formación personalizada en todos los órganos judiciales de la región de Murcia.
Igualmente dichos profesionales servirían de intermediarios para la continua mejora de los aplicativos que se encuentren en funcionamiento de tal manera que pusieran de manifiesto ante los responsables de su modificación las opciones alternativas que mejoraran su uso en rapidez y eficacia.
